6 taloushallinnon ohjelman ominaisuutta, jotka säästävät yrittäjän aikaa

6 taloushallinnon ohjelman ominaisuutta, jotka säästävät yrittäjän aikaa

Sinulla on yrittäjänä varmasti kiireisiä työpäiviä. Täytyy tehdä tuotekehitystä, myydä, markkinoida, tehdä varsinainen työ, laskuttaa asiakkaita ja paljon muuta.

Yrittäjän aika on tiukalla ja tarvitset tehokkaita työkaluja helpottamaan arkea. SimplBooks-ohjelmassa on monia ominaisuuksia, jotka säästävät yrittäjän aikaa huomattavasti. Ohjelma tekee suurimman osan työstä automaattisesti ja niin yrittäjällä jää enemmän aikaa varsinaisen työn tekemiseen.

Laskutettavat työt – tuntikirjaus

Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen palveluita myyvälle yritykselle.

Yrittäjän täytyy usein kirjata tehdyt työt ja myydyt tuotteet ylös ennen laskutusta. Esimerkiksi silloin kun työ tehdään muutaman päivän aikana ja lasku lähetetään koko työstä muistio voi tärkeä. Ilman muistioita yrittäjä ei välttämättä muista mitä työtä hän on tehnyt, kuinka kauan ja milloin.

Sellaisessa tilanteessa yrittäjä voi kirjata tehdyt työt ruutuvihkon sijasta SimplBooksiin. Myös tuotteista voi tehdä ohjelmaan muistion – laskutettavan työn. Kaikki ohjelmaan kirjatut työt saa myöhemmin myyntilaskulle yhdellä klikkauksella.

Näin yrittäjän ei tarvitse kirjoittaa muistiinpanoja moneen paikkaan. SimplBooks on käytettävässä kaikilla laitteilla. Työt voi lisätä ohjelmaan ja tehdä näistä myyntilaskun vaikka puhelimella.

Huomioi, että jos lähetät myyntilaskun sähköpostilla, se on myös ilmaista.

Moderni verkkolaskutus – lähetys ja vastaanotto

Verkkolaskutuksen lähetys on tärkeä pääsääntöisesti B2B yrityksille, mutta verkkolaskutuksen vastaanotto säästää jokaisen yrityksen aikaa.

Monet yritykset vaativat lähettäjältä verkkolaskun. SimplBooksissa saat verkkolaskutuksen käyttöön hetkessä ja käyttöönotto on ilmainen.

SimplBooksissa on käytössä moderni verkkolaskutus. Ohjelmaan ei tarvitse lisätä vastaanottajan verkkolaskuosoitetta. SimplBooksin verkkolaskuoperaattori Apix löytää vastaanottajan verkkolaskuosoitteen Y-tunnuksen perusteella. Olemme käyttäneet Apixin palveluja vuosia ja automaattinen verkkolaskuosoitteen haku on ollut erittäin luotettava.

Voit lähettää ohjelmasta laskuja halutessasi verkkolaskutuksen avulla myös paperisena.

Silloin kun otat käyttöön verkkolaskutuksen vastaanoton SimplBooksissa saat yrityksellesi verkkolaskuosoitteen. Antamalla tämän osoitteen toimittajille laskut päätyvät suoraan ohjelmaan. Tämä vähentää manuaalista työtä huomattavasti, koska sinun ei tarvitse lisätä ostolaskua ohjelmaan manuaalisesti. Lisäksi kaikki laskut ovat samassa paikassa järjestettynä, eivätkä huku pöytä- tai sähköpostilaatikkoon.

Voit myös maksaa ostolaskut suoraan ohjelmasta, eikä sinun tarvitse syöttää maksutietoja verkkopankkiin.

Nykyaikaiset PSD2 pankkiyhteydet

Pankkiyhteyden luonti SimplBooksin ja pankin välillä automatisoi taloushallintoa huomattavasti.

Pankkiyhteyksien käyttöönoton jälkeen pankkitilitapahtumat tulee automaattisesti SimplBooksiin. SimplBooks käsittele suurimman osan tilitapahtumista automaattisesti merkkaamalla laskut maksetuksi ja tekemällä niistä kirjanpidon.

Pankkiyhteyksien käyttöönoton jälkeen näet ohjelmasta myös pankkitilin saldon ja voit maksa ostolaskuja ohjelmasta.

SimplBooks on ensimmäinen suomalainen kirjanpito-ohjelma jossa on käytössä modernit PSD2 pankkiyhteydet. PSD2-teknologialla on monia etuja perinteiseen webservice-teknologiaan verrattuna!

SimplBooksissa pankkiyhteydet saa käyttöön hetkessä pankkitunnuksilla. Webservice yhteyksien käyttöönottoon voi mennä viikkoja. SimplBooksin pankkiyhteyden avulla voi tuoda tilitapahtumia ohjelmaan myös 2 vuotta takautuvasti. Webservice yhteydellä tilitapahtumat saa ohjelmaan käyttöönoton päivästä alkaen.

Ison hyöty pienyrittäjille on todennäköisesti PSD2 yhteyksien hinta. SimplBooksin pankkiyhteydet ovat huomattavasti edullisemmat kuin perinteiset webservice-yhteydet. Tämä johtuu siitä, että EU:n PSD2 direktiivin mukaan pankit eivät voi veloittaa tämän teknologian mukaisesta pankkiyhteyksien käytöstä. Webservice-tapahtumamaksut ovat taas usein hintavia, esimerkiksi yhdestä päivittäisestä tiliotteesta pankki veloittaa usein euron.

Usein joko pankki tai ohjelmistotalo veloittaa myös pankkiyhteyksien käyttöönotosta isomman summan. SimplBooksin pankkiyhteyksien käyttöönotto on ilmaista ja voit myös kokeilla pankkiyhteyksiä 3 kk valoituksetta.

Tositteiden ketju ja automaattinen kirjanpito

SimplBooksissa voit tehdä erilaisia tositteita. Myyntien puolella voit tehdä esimerkiksi tarjouksia, tilausvahvistuksia, ennakkolaskuja, myyntilaskuja ja kuitteja.

Silloin kun teet tositteen, ohjelma luo tositteelle asianmukaisen kirjanpidon. Kirjanpidon perusteella ohjelma tekee arvonlisäverolaskelman ja muut raportit.

Tositteet ovat ohjelmassa ketjutettuna. Se tarkoittaa, että jos käytät ketjusta montaa asiakirjaa sinun ei tarvitse laatia jokaista erikseen. Voit luoda seuraavan tositteen yhdellä klikkauksella.

Esimerkiksi tarjouksesta voit luoda napin painalluksella joko tilausvahvistuksen, ennakkolaskun tai myyntilaskun.

Matka- ja kululaskut

Yrittäjät maksavat itselleen tai työntekijöille työmatkoista verottomia päivärahoja, kilometrikorvauksia tai ateriakorvauksia. Silloin verottaja vaatii matkasta erillisen asiakirjan – matkalaskun. 

Yrittäjä tai työntekijä voi lisätä matkan tiedot SimplBooksiin. Ohjelma laskee matkan tietojen perusteella kilometrikorvaukset, päivärahat ja ateriakorvaukset.

Monet yritykset laskuttavat matkakulut eteenpäin omilta asiakkailta. SimplBooksissa saat matkalaskun rivit tarvittaessa myyntilaskulle hetkessä.

Kululaskut on hyvä tapa lisätä ohjelmaan esimerkiksi kuitteja, jotka on peräisin ostoista yrittäjän tai työntekijän pankkikortilla.

Visuaaliset myyntiraportit ja muut raportit

Yrittäjä säästää paljon aikaa ja rahaa tekemällä parempia päätöksiä. Saat SimplBooksista lukuisia raportteja päätöksentekoa varten.

Kirjanpitoraporttejen lisäksi ohjelmasta saa erilaisia visuaalisia raportteja. Visuaalisten raporttien graafeilta käy esimerkiksi ilmi millaisille asiakkaille on myyty, mitä tuotteita on myyty ja kuka työntekijöistä on myynyt eniten.

Työntekijöiden lisäksi voit lisätä ohjelmaan käyttäjän esimerkiksi kirjanpitäjälle tai tilintarkastajalle. Eri käyttäjille voit määrittää eri oikeuksia. Voit esimerkiksi määrittää, että työntekijä voi tehdä vain myyntilaskuja ja tilintarkastaja voi katsoa vain kirjanpidon tietoja.