Yrittäjä, kannattaako tehdä kirjanpito itse?

Yrittäjä, kannattaako tehdä kirjanpito itse?

Jokaisella yrittäjällä olisi hyvä olla perusymmärrys kirjanpidosta ja liiketoiminnan perusteista, vaikka kirjanpito tuntuisikin haastavalta. Ajan myötä osaaminen karttuu ja osalla yrittäjistä on sitä paljon jo valmiiksi, jolloin etenkin toiminimen kirjanpito tai pienen osakeyhtiön kirjanpito voi olla fiksua ja taloudellisestikin kannattavaa tehdä osittain tai jopa kokonaan itse.

Kirjanpidon tekemisen tueksi on useita helppokäyttöisiä ohjelmia ja sen tekeminen lisää kokonaisvaltaista taloushallinnon ymmärrystäsi sekä voi auttaa sinua tekemään parempia päätöksiä liiketoiminnassasi. Nyt on hyvä hetki miettiä kannattaisiko esimerkiksi toiminimen kirjanpito tai osakeyhtiön kirjanpito tehdä itse!

Kirjanpidon kustannukset

Yksi suurimmista eduista kirjanpidon tekemisessä itse on kustannussäästö. Palkkaamalla ulkopuolisen ammattilaisen, maksat heille palveluista. Jos teet kirjanpitoa itse, säästät näissä kustannuksissa. 

Säästäminen kannattaa vain silloin kun se on todellista säästöä. Hyvätasoinen kirjanpitäjä laskuttaa työtunnista arvonlisäverottomana noin 50-100 € tai kiinteän kuukausiveloituksen. Riippumatta laskutustavasta tai summasta säästät luultavasti rahaa tekemällä kirjanpitoa itse. Voit käyttää säästöjä johonkin muuhun, kuten liiketoiminnan kasvattamiseen tai säästämiseen. Todellinen säästö vaatii kuitenkin sen, että kirjanpito hoidetaan asianmukaisesti. Halvimman mahdollisen kirjanpitäjän palkkaaminen tai oma huolimaton kirjanpito tulee todennäköisesti maksamaan enemmän kuin säästetty summa.

Säästöä miettiessä kannattaa aina olla realistinen. Jos toiminimen kirjanpito tai osakeyhtiön kirjanpito on pienimuotoista ja hyvin simppeliä, säästö voi olla hyvinkin kannattava. Liiketoiminnan kasvaessa, tai jos toiminta sisältää paljon kirjanpidollisia ja verotuksellisia erityispiirteitä, voi olla fiksumpaa ja kustannustehokkaampaa ulkoistaa kirjanpito, jolloin säästyneen ajan voi käyttää itse muuhun.

Parempi käsitys omasta liiketoiminnasta

Kun teet kirjanpitoa itse, saat syvällisemmän käsityksen liiketoiminnastasi. Näet tarkasti, mihin rahasi menevät ja mistä ne tulevat. Tämä voi auttaa sinua tunnistamaan kustannussäästöjen mahdollisuuksia ja tekemään parempia strategisia päätöksiä liiketoimintasi parantamiseksi.

Kirjanpidon tekeminen antaa sinulle täyden kontrollin taloudellisista tiedoistasi ja tukee syvällisempää ymmärtämistä. Et ole jatkuvasti riippuvainen ulkopuolisista ammattilaisista, ja voit tehdä muutoksia tai päivityksiä tarpeen mukaan milloin tahansa. Lisäksi voit suunnitella kirjanpitosi tarpeidesi mukaan, jolloin saat juuri sellaista tietoa kuin tarvitset liiketoiminnan menestyksekkääseen johtamiseen.

Kirjanpidon tekeminen itse on myös oppimiskokemus. Vaikka se saattaa aluksi tuntua haastavalta, voit oppia paljon liiketoiminnan taloudellisista näkökulmista, verotuksesta ja kirjanpidon perusteista tekemällä sitä itse. Numeroista näkyy suoraan tehdyn työn määrä ja omien rahojen laskeminen on monen mielestä mukavaa. Tämä tieto voi olla hyödyllistä myös tulevaisuudessa, oli sitten kyse omasta yrityksestäsi tai työskentelystä muiden kanssa.

Mikäli kirjanpito on ulkoistettu, on kommunikaatio tärkeää! Jos yrittäjä ja kirjanpitäjä eivät kommunikoi riittävästi, voi yrityksellä jäädä joku verohyöty käyttämättä tai joitain veroja voi tulla yllätyksenä maksettavaksi juuri silloin, kun kassassa ei ole rahaa. Sellainen tilanne voi tulla eteen, jos yrittäjä tai kirjanpitäjä eivät riittävän aktiivisesti kommunikoi keskenään tai vain olettavat toisen tietävän asioista. Toisaalta vaikka tekisit kaiken itse, etkä ota asioista riittävästi selvää, voi käydä samoin.

Teknologian ja osittaisen avun hyödyntäminen

Kirjanpito ei nykyisin vaadi valtavaa mappivarastoa, vaan kaikki hoituu sähköisesti. On olemassa monia helppokäyttöisiä kirjanpito-ohjelmistoja, jotka voivat tehdä kirjanpidon tekemisestä sujuvampaa. Nämä ohjelmistot voivat automatisoida monia rutiinitehtäviä, kuten laskujen lähettämisen ja maksujen seurannan, säästäen sinulta aikaa ja vaivaa. 

Kirjanpitäjän apua voi hyödyntää myös osittain. Yrittäjän ja kirjanpitäjän yhteistyö on nykyään helpompaa, koska markkinoilla on useita verkkopohjaisia kirjanpito-ohjelmia, joissa kirjanpitoa voi tehdä useampi käyttäjä samanaikaisesti. Sähköinen kirjanpito-ohjelma mahdollistaa myös sen, ettei yrittäjän tarvitse toimittaa papereita kirjanpitäjälle, koska aineisto on jo valmiiksi sähköisessä muodossa.

Yrittäjä ja kirjanpitäjä voivat keskenään sopia, mitä aihealueita hoitaa yrittäjä ja mitä puolestaan kirjanpitäjä. Esimerkiksi yrittäjä voi tehdä juoksevan kirjanpidon ja kausiveroilmoitukset, kirjanpitäjä taas tilinpäätöksen ja vuosittaisen veroilmoituksen. Silloin kirjanpitäjä osaa antaa myös neuvoja, miten juoksevan kirjanpidon saa mahdollisimman helposti tehtyä. On olemassa monta erilaista mallia, miten yrittäjä ja kirjanpitäjä hoitavat kirjanpitoa yhdessä.

Kenelle kirjanpidon tekeminen itse voisi sopia?

Etenkin toiminimen kirjanpito tai pienen osakeyhtiön kirjanpito voi olla järkevää tehdä itse, jos yrittäjällä on hyvä pohjaymmärrys ja kiinnostusta kirjanpidon sekä verotuksellisten asioiden omaksumiseen. Peruskirjanpidon tekeminen on helppoa, mutta edellyttää perehtymistä aiheeseen.

Numeroiden kanssa on hyvä tulla toimeen, mutta todellisuudessa kirjanpidon saa hyvin tehtyä, jos osaa plussata ja miinustaa sekä tuntee prosenttilaskun. Kirjanpito-ohjelma toki hoitaa laskemisen, mutta kirjanpitoa tekevän täytyy ymmärtää, mitä tekee ja mistä summat tulevat.

Järjestelmällisyys ja tarkkuus helpottavat kirjanpitoa ja tämän lisäksi on muistettava muutamia päivämääriä. Nykyään löytyy useita sähköisiä kirjanpito-ohjelmia, joissa aineistoa säilytetään verkossa. Se auttaa tositteiden järjestämisessä, eikä ohjelman käyttäjän tarvitse välttämättä tehdä muuta kuin lisätä kuitti kirjanpitotapahtuman liitteeksi taloushallinto-ohjelmaan.

Kirjoista ja netistä löytyy paljon tietoja, joista voit oppia kirjanpidon tekemistä. Itse kirjanpito-ohjelman käytön opettelua tukevat helppokäyttöiset ohjelmat ja saatavilla olevat ohjeet sekä tietenkin käyttäjätuki.

Mitä kaikkea päätöksessä kannattaa huomioida?

Mihin tahansa ratkaisuun päädytkin, on tärkeää ymmärtää seuraava: Mitä enemmän yrittäjä on perillä omasta yritystoiminnastaan, sitä paremmin hän pystyy tekemään perusteltuja ratkaisuja. Kirjanpidon suhteen voi löytää monia erilaisia ratkaisuja. Yrittäjä voi esimerkiksi huolehtia itse päivittäisestä kirjanpidosta ja ulkoistaa tilinpäätöksen tekemisen. Kirjanpidon voi ulkoistaa kokonaan ja yrittäjä voi silti olla aktiivinen kirjanpito-ohjelman käyttäjä ja seurata omaa kirjanpitoaan tavoitteena ymmärtää sitä jatkuvasti yhä paremmin.

Vaikka suosittelemmekin lähtemään rohkeasti kirjanpidon pariin, kannattaa muistaa, että jos mitään pohjatietoa tai kiinnostusta kirjanpitoon ei ole, se yleensä kannattaa vähintään osittain ulkoistaa. Muista siis tarpeen tullen kääntyä ulkopuolisen avun puoleen mieluummin liian aikaisin kuin liian myöhään. Mikäli kirjanpitoa tekee itse vailla ymmärrystä, voi jälkikäteen joutua maksamaan kalliit oppirahat. Mikäli taas ulkoistat oman kirjanpitosi täysin, kannattaa silti olla perillä siitä mitä yrityksen taloudessa tapahtuu, sillä yrittäjä itse on aina viimekädessä vastuussa oman yrityksensä toiminnasta!

Kirjanpidon tekemiseksi kannattaa matalalla kynnyksellä käyttää kirjanpitäjän apua. Esimerkiksi yrittäjän palkan laskeminen itse on helppoa, mutta jos yrityksessä on ulkopuolisia työntekijöitä, palkanlaskennan ulkoistaminen voi olla parempi vaihtoehto. Työntekijöiden palkanlaskentaan liittyy paljon lainsäädäntöä. Lisäksi jos yrityksesi toiminta on laajaa ja voittoakin kertyy reilusti, tilitoimisto voi olla järkevämpi vaihtoehto. Isompi yritys vaatii usein jo laajempaa taloushallinnon ja verotuksen tuntemusta.

Joka tapauksessa ota selvää asioista silloinkin kun kirjanpito on ulkoistettu. Yrittäjän on aina hyvä ymmärtää perusteita, kuten esimerkiksi tuloslaskelman ja taseen lukemista. Talousasioiden ymmärtämisestä on aina hyötyä yritystoiminnan pyörittämisessä.