Säästä tunti päivässä – 7 vinkkiä sähköpostin käsittelyyn

Säästä tunti päivässä – 7 vinkkiä sähköpostin käsittelyyn

Tutkimusten mukaan toimistotyöntekijät käyttää sähköpostien lukemiseen keskimäärin 30 prosenttia päivästä. Sähköpostin avulla voi saada monia töitä tehdyksi. Monet tutkimukset kuitenkin osoittavat, että sähköpostit eivät edes lisää työtehoja, vaan vähentävät sitä. Tässä on muutamia vinkkejä, jonka avulla tehostat huomattavasti sähköpostien käsittelyä.

Lue sähköpostia vain tiettynä aikana päivästä

Lue sähköpostia ainoastaan kerran tai muutama kertaa päivästä.  New Yorkin Yliopiston professori Adam Alter on tutkinut sähköpostin lukemisen aihetta. Silloin kun ihmisiltä kysytään kuinka kauan kestää ennen kuin he lukevat saapuneen sähköpostin, vastaus on yleensä 5 tai 10 minuuttia. Professorin tekemä tutkimus kuitenkin osoittaa, että ihmiset lukevat sähköposteja keskimäärin 6 sekuntia saapumisen jälkeen. Silloin jos luet sähköpostin heti, sinun keskitymisesi siirry tehtävältä sähköpostiin ja se heikentää työtehojasi.

Lue sähköposteja vain silloin kun sinulla on aikaa vastata

Jos luet sähköpostin silloin kun sinulla ei ole aikaa vastata, sama sähköposti on luettava myöhemmin uudestaan ja teet sama työtä kaksi kertaa. Siksi on tärkeä, että olet varanut tietyn ajan päivässä sähköpostien vastaamisen varten. Todennäköisesti myös vastaanottajat tottuvat sinun vastaamisen rytmiin ja on tyytyväisemmät jos se on säännöllistä.

Luokittele sähköposteja

Paras on jos vastaat sähköpostille heti  sen lukemiseen jälkeen ja viet sähköpostit pois ”saapuneet” kansiosta. Jos et jostain syystä voi vastata heti, järjestää omat vastaamatta sähköpostit kahteen kategoriaan  – ”vastaan myöhemmin” ja ”tarvi minun toimenpidettä”. Jos sinulla jää vain näiden kategorioiden sähköpostit vastaamatta, saat todennäköisesti muut sähköpostit käsiteltyjä ja tiedät mikä on sähköpostien tilanne, niin sinulla on ”helpompi hengittää”.

Ota pois sähköpostien ilmoitukset

Tutkimuksien mukaan silloin kun ihminen siirtää huomionsa muualle, hänellä menee keskimäärin 25 minuuttia päästäkseen takaisin 100 prosenttiseen keskittymiseen.  Jo pienet häiriötekijät kuten puhelimen piippaus ja tai värinä saapuneesta sähköpostista voi viedä parasta sinun työajasta – aikaa milloin olet keskittynyt. Siksi on tärkeä, että otat pois käytöstä sähköpostien ilmoitukset. Muista sitten myös sosiaalisen median huomautukset.

Poista uutiskirjeet

Kysy itseltäsi kysymys – onko tämä uutiskirje ollut hyödyllinen minun yritykselle viimeisen 12 kuukauden aikana? Jos ei ole, voit poistaa tämän uutiskirjeen.

Älä yritä asioita kaikkea sähköpostin välityksellä

Usein sähköposti ei ole paras kommunikaatiotapa. Esimerkiksi, jos sinulla on aihe johon liittyy paljon tilanteen kuvausta tai selittämistä, sähköposti ei ole usein paras tapa asioita. Sellaisessa tilanteessa kannattaa vastaanottajalle mieluummin soittaa. Myös silloin kun sähköpostikeskustelu on jo käynnissä ja parin sähköpostin jälkeen näyttää, että osapuolet eivät täysin ymmärtää toinen toisiinsa, kannattaa ottaa puhelin.

Käytä suodattimia

Suodattimien avulla voi suodattaa sähköpostit sisällön, lähettäjän ja muun avulla automaattisesti. Suodattimia voi käyttää monella eri tavalla. Ainakin henkilökohtaisille sähköposteille kannattaa asettaa suodatin, joka luokittele henkilökohtaiset sähköpostit oman kansioon. Käytä sitä keinoa, jos henkilökohtainen sähköposti tulee saman sähköpostiosoitteeseen, johon tulee sinun työsähköposti.

————–

Käytätkö sinä yllä olevia vinkkejä, tuleeko muita hyödyllisiä keinoja mieleen? Lisä mielipide kommentteihin.