5+1 vinkkiä miten valita paras kirjanpito-ohjelma!

5+1 vinkkiä miten valita paras kirjanpito-ohjelma!

Kirjanpito-ohjelma voi olla hankala valita, koska vaihtoehtoja on enemmän kuin koskaan. Ihan ensimmäinen etappi ohjelman valinnassa on selvittää, mitkä ovat yrityksesi kirjanpidon perustarpeet tällä hetkellä. Riittääkö pelkkä kirjanpito-ohjelma vai tarvitsetko tämän lisäksi myös esim. osto- ja myyntireskontran, palkanlaskennan sekä varastokirjanpidon?

Nykypäivänä ehdottomasti kätevin vaihtoehto on pilvipohjainen kirjanpito-ohjelma. Sähköisellä kirjanpito-ohjelmalla on monia etuja tietokoneelle ladattaviin esi-isiinsä nähden, sillä pilvipohjaista ohjelmaa voi käyttää missä ja milloin tahansa sekä tiedot ovat aina tallessa pilvessä. Joten jos tietokone hajoaa, kirjanpito-aineisto ei häviä sen mukana. Sähköistä kirjanpito-ohjelmaa ei myöskään tarvitse itse päivittää, koska ohjelma pitää itse huolta päivityksistä.

1. Tutki onko kirjanpito-ohjelma ajantasalla

Kun lähdet vertailemaan eri ohjelmia, selvitä onko ohjelma ajantasalla. Katso onko nettisivuilla uusia uutisia tai blogia, jota päivitetään säännöllisesti. Tsekkaa myös löytyykö ohjelma sosiaalisesta mediasta. Jos nettisivut ja some ovat ajantasalla, on se sen merkki, että ohjelmaa päivitetään ja kehitetään jatkuvasti. Samalla tutkimusretkellä kannattaa vilkaista löytyykö nettisivuilta, somesta tai Googlesta muiden käyttäjien arvosteluja.

2. Vertaile eri paketteja ja piilokustannuksia

Asiassa kuin asiassa on aina fiksua tehdä hintavertailua. Vertaile eri ohjelmien hintoja, paketteja ja selvitä mahdolliset piilokustannukset. Jos kirjanpito-ohjelmalla on pakettihinta, tutki mitä kaikkea se sisältää ja kuuluvatko eri moduulit (palkanlaskenta, varasto, reskontrat yms.) hintaan vai aiheutuuko niistä lisäkustannuksia.

→ Tsekkaa SimplBooks kirjanpito-ohjelman hinnasto.

3. Selvitä millaisia intetgraatioita on saatavilla

Integraatioiden käytöllä voi saavuttaa huomattavia kustannussäästöjä sekä vähentää käsintehtävää työtä, joten on tärkeä selvittää, millaisia integraatioita kirjanpito-ohjelma tarjoaa ja aiheutuuko niiden käytöstä lisäkustannuksia. Sähköisessä kirjanpito-ohjelmassa olisi tärkeää olla vähintäänkin pankki-integraatio, jonka avulla tiliotteet tulevat suoraan ohjelmaan sekä verkkolasku-integraatio, joka mahdollistaa verkkolaskujen lähettämisen ja vastaanottamisen.

→ SimplBooksin tarjoamista integraatioista voit lukea lisää täältä.

4. Ota yhteyttä käyttäjätukeen!

Uuden ohjelman opiskelussa ohjelman käyttäjätuki on sinun paraskaveri! Soita tai ota muuta kautta yhteyttä käyttäjätukeen ja kysele vähän ohjelmasta ja sen käytöstä. Yhteyden ottaminen antaa ensinnäkin vastauksia mieltä kaiverruttaviin kysymyksiin, mutta sen lisäksi saat hyvän käsityksen käyttäjätuen nopeudesta sekä asiakaspalvelun asenteesta.

Tsekkaa myös ohjelman nettisivuilta millaisia ohjeita tai opastusvideoita ohjelmasta on tarjolla!

→ Tutustu SimplBooksin tukiympäristöön ja yhteystietoihin.

5. Testaa ohjelmien helppokäyttöisyyttä!

Usein kirjanpito-ohjelmaa pääse kokeilemaan muutaman päivän ilmaiseksi tai ohjelmalla on ilmainen demo-versio, joten ennen lopullista päätöstä, kokeile eri ohjelmia ja testaile niiden eri ominaisuuksia. Koita tehdä vaikka myyntilasku ja merkitä se maksetuksi tai tutki miten kirjanpidon kirjaukset muodostuvat. Tee myös virheitä, esim. virheellinen lasku tai vääränlainen arvonlisäveroilmoitus, ja tutki kuinka saat ne korjattua.

→ Kokeile SimplBooks kirjanpito-ohjelmaa 30 päivän ajan ilmaiseksi tai ilmaista demo-versiota.

Kun olet testannut muutamia kirjanpito-ohjelman toimintoja, saat hyvän käsityksen siitä, miten helppo – tai vaikeakäyttöinen ohjelma on laajemmassakin käytössä.

+ 1. Tilitoimisto, tarkasta myös tämä!

Jos ohjelmaa valitsee tilitoimistolle, kannattaa varmistaa pystyykö ohjelmalla hoitamaan kirjanpidon vain sähköisesti vai onnistuuko samalla ohjelmalla myös tehdä osittain sähköistä tai kokonaan perinteistä paperista kirjanpitoa. Helpoiten asian varmistaminen käy ottamalla yhteyttä ohjelman asiakastukeen!

Hyvin toimiva kirjanpito-ohjelma on tärkeä työkalu yrityksellesi ja se kannattaa valita huolella, jotta se varmasti palvelee kaikkia yrityksesi tarpeita. Vaikka ohjelmien vertailu voi olla melkoinen työmaa ohjelmien eri ominaisuuksien ja hinnoittelumallien takia, on se kaiken sen vaivan arvoista.