Mitä tehdä, jos tosite katoaa? Katso parhaat vinkit!

Mitä tehdä, jos tosite katoaa? Katso parhaat vinkit!

Tosite on yksi kirjanpidon tärkeimmistä elementeistä. Kuten nimestä voi jo päätellä, tosite tarkoittaa todistusaineistoa. Aina, kun yrityksen rahat liikkuu suuntaan tai toiseen, tarvitaan liikkumisesta todiste. Yleisin mielikuva tositteesta on lasku tai kuitti, mutta todellisuudessa se voi olla paljon muutakin! Se voi olla vuokrasopimus, ajopäiväkirja tai vaikka kauppakirja.

Tositteet voivat olla joko paperisia tai sähköisiä dokumentteja sekä niiden kopioita. Alkuperäinen tosite voi olla paperinen, mutta siitä saa ottaa kuvan ja tallentaa sen sähköiseen muotoon. Laki ei siis velvoita alkuperäisten kuittien säilyttämistä eikä se niin välitä missä muodossa ne on. Kunhan ne vaan on selkeitä ja pysyviä! 

Tositteen tärkein tehtävä on toimia liiketapahtuman todistajana. Sen täytyy pystyä selventämään mitä on ostettu, milloin on ostettu, mistä on ostettu sekä tuotteen tai palvelun verokanta. Joskus tositteita voi myös joutua täydentämään käsin. Esimerkiksi tulevalle yhteistyökumppanille tarjottu pihvi ja samppakalja vaativat vähän lisäinfoa kuitin taakse. Kenen kanssa pihvit on nautittu ja tieto siitä, kuinka tämä liittyy liiketoimintaan. Lisätiedot voi kirjoittaa itse käsin tositteen taakse tai liittää erillisen selvityksen kuitin mukaan.

Kadonneen kuitin metsästys

Joskus eteen voi tulla tilanne, että kirjanpitoon kuuluva tosite on vain yksinkertaisesti hävinnyt teille tuntemattomille eikä sitä löydy, vaikka etsisi naapurin kissojen ja koirien kanssa. Tässäkään vaiheessa ei ole syytä heittäytyä täyden paniikin valtaan vaan täytyy alkaa pohtia, kuinka tilanne voitaisiin ratkaista. Ensimmäinen (ja paras) vaihtoehto on tiedustella kuitin antaneelta taholta, onko heillä mahdollisuutta toimittaa uutta kuittia kadonneen tilalle. Jos on, niin huh, paniikki ohi! Tositteen saatuasi voit kirjata sen kuluksi kirjanpitoon ja saat vähentää siitä mahdolliset alvit.

Jos ensimmäinen vaihtoehto ei ottanut onnistuakseen niin seuraava vaihe on tutkiskella hieman kirjanpitolakia. Sitä lukemalla selviää seuraavaa;

“Mikäli kirjauksen perusteeksi ei saada ulkopuolisen antamaa tositetta, kirjaus tulee todentaa kirjanpitovelvollisen itsensä laatiman ja asianmukaisesti varmennetun tositteen avulla.”

Eli siis, sinun täytyy tehdä selvitys ostotapahtumasta. Selvitykseen on hyvä kirjata kaikki samat tiedot kuin mitä oikeasta tositteestakin kävisi ilmi, sekä vähän extraa. Ensinnä on hyvä kertoa ihan ne perustiedot, kuten mitä on ostettu, mistä on ostettu, milloin on ostettu ja mitä se on maksanut. Tämän jälkeen selvitykseen on lisättävä extra tietoa siitä, miten ostos liittyy liiketoimintaasi, kuka on selvityksen laatinut ja miksi aitoa tositetta ei ole saatavilla. Ja kappas, nyt sinulla kirjanpitoon soveltuva tosite. Voit tällä tositteella kirjata oston yrityksen kuluksi, mutta itse laaditussa tositteessa on se ikävä puoli, että sillä et voi vähentää oston alvia.

Itse laaditun tositteen huonot puolet

Verottaja ei ole määritellyt kuinka paljon itse laadittuja tositteita voi liittää kirjanpitoon, mutta tietysti parasta olisi, jos niitä ei olisi yhden yhtäkään. Itse tehtyjen tositteiden kanssa nimittäin menettää kirjaimellisesti rahaa, sillä niiden perusteella arvonlisäveroa ei saa vähentää. Sen takia olisi äärimmäisen tärkeää kerätä kaikki tositteet, kuitit, lippuset ja lappuset varmaan säilöön ja liittää ne kirjanpitoon aina sitä tehdessä. Jos paperilappusten säilyttäminen tuntuu liian työläältä, kuitista voi tosiaan ottaa myös kuvan ja säilyttää sitä sähköisesti. Se on ihan yhtälailla passeli tosite kuin se alkuperäinen paperinen kuittikin! SimplBooks kirjanpito-ohjelmaan voit liittää kuvan alkuperäisestä kuitista kirjauksen kaveriksi. Siellä tosite pysyy varmassa tallessa ja on helposti saatavilla.

Vaikka verottaja ei itse laadittujen tositteiden kappalemäärää ole määritellyt, voi niiden käyttäminen silti herättää kysymyksiä. Pahimmassa tapauksessa, jos kadonneita kuitteja ja itse laadittuja selvityksiä on paljon sekä toistuvasti, voi verottaja katsoa teon tahalliseksi ja siitä voi tulla veroseuraamuksia. Joten toistamiseen: kirjanpidon tositteet ovat äärimmäisen tärkeitä.

Seuraavalla kerralla kaupassa asioidessasi, älä huikkaa tottumuksesta ettet tarvitse kuittia.
Sillä kyllä. Kyllä sinä tarvitset!