Kirjanpito-ohjelmisto sisältää monia eri toimintoja ja mitä tietoisempi niistä on, sitä helpompi ohjelmaa on käyttää. Hyvin usein ohjelmien käyttövirheet liittyvät tavalla tai toisella käyttäjän korkeisiin odotuksiin tai vaihtoehtoisesti matalaan osaamiseen, jonka vuoksi olemme listanneet yleisimmät vihreet kirjanpito-ohjelmia käyttäessä ja kuinka niiltä voi välttyä.

1. Oletetaan, että kaikki kirjanpito-ohjelmistot toimivat samalla tavalla

Hyvin usein kuvitellaan, että kaikki ohjelmat toimivat samalla tavalla, mutta se ei pidä paikkaansa. Jokainen kirjanpito-ohjelmisto toimii omalla logiikalla. Sen vuoksi, kun kirjanpito-ohjelmisto vaihdetaan uuteen, uuden ohjelman opetteluun kannattaa varata kunnolla aikaa. Uusi ohjelma harvemmin toimii samoilla periaatteilla ja erot vanhaan voivat olla suorastaan dramaattisia. Sen takia aina uuteen ohjelmaan siirtyessä on syytä muistaa, että monet toiminnot ja painikkeet saattavat sijaita eri paikoissa ja toimia eri tavalla.

2. Ohjelma valitaan hinnan perusteella

Jos ohjelmaa valittaessa keskitytään pelkästään sen kustannuksiin, voi myöhemmin käydä ilmi ettei ohjelmisto vastaa yrityksen tarpeisiin millään tavalla. On siis äärimmäisen tärkeä miettiä mitä yritys tarvitsee sekä käydä läpi yrityksen kirjanpitoa. Onko tarvetta varastokirjanpidolle, palkanlaskennalle tai vaikka ostoreskontralle? Edullinenkin ohjelma saattaa muuttua kalliiksi, jos se ei palvele yrityksen tarpeita.

3. Ei hyödynnetä demoversiota tai ilmaiskokeilua

Aina, ihan joka ikinen kerta, kannattaa kokeilla ohjelmistojen ilmaiskokeilua tai demoversiota, sillä ne ovat paras tapa tutustua ohjelmaan ja testata olisiko se sopiva yritykselle. Demoversiosta yleensä saa hyvän käsityksen ohjelman käytön helppoudesta sekä sen avulla voi myös muodostaa kokonaiskuvaa sisältääkö se kaikki tarvittavat ominaisuudet.
→ Kokeile SimplBooksia ilmaiseksi 30 päivän ajan ilman sitoumuksia täältä.

4. Virheelliset odotukset asiakastuesta

Usein oletetaan, että kirjanpito-ohjelmiston käyttäjätuessa työskentelee kirjanpitäjiä, jotka ratkaisevat kaikki yrityksen kirjanpitoon liittyvät ongelmat. Valitettavasti tämä on harvoin totta. Useimmiten asiakastuki keskittyy auttamaan itse ohjelman käytössä sekä muissa ohjelmistoon liittyvissä teknisissä asioissa, eikä heidän tehtävä ole neuvoa kirjanpitoon liittyvissä asioissa. Sen vuoksi oman osaamisen täytyy olla ajan tasalla, jos haaveissa on hoitaa kirjanpito itse.

5. Muutetaan ohjelman oletusasetusksia ilman kirjanpidon tuntemusta

Ohjelmien oletusasetuksia ei koskaan pidä lähteä muuttamaan ilman riittävää kirjanpidon osaamista. Ohjelmien asetukset on määritelty niin, että ohjelma toimisi oikein ja, jos niitä lähdetään muuttamaan ihan mutu-tuntumalla, voi pienistäkin ongelmista kasvaa isoja.

6. Jätetään viestit lukematta

Usein ohjelmissa on jonkinlainen postilaatikko, johon pompsahtelee aina silloin tällöin uusia viestejä. Ohjelmasta riippuen viestit saattavat koskea mahdollisia virheitä, lisättyjä ominaisuuksia tai vaikka ohjelman tulevia päivityksiä. Joka tapauksessa, postilaatikon säännöllinen lukeminen on äärimmäisen suositeltavaa, sillä silloin pysyy paremmin perillä mitä ohjelmistossa milloinkin tapahtuu.

Kirjanpito-ohjelmistoa käyttääkseen ei tarvitse olla kirjanpidon ammattilainen, mutta totta kai kaikki kirjanpito-osaaminen on plussaa. Kirjanpidon perusteiden tunteminen helpottaa ohjelman käyttöä sekä auttaa ymmärtämään kaikkea siihen liittyviä prosesseja.