Kirjanpitoaan itse tekevä yrittäjä voi helposti jäädä jumiin yksittäisten tapahtumien kanssa ja tehdä ratkaisuja, jotka saattavat kokeneemman kirjanpitäjän silmissä näyttää oudolta. Tai jopa vääriltä. Usein syynä yksinkertaisesti on se, ettei kirjanpidon perusteet ole vielä kunnolla hallussa. Kokosimme listan yleisimmistä virheistä kirjanpidossa ja niiden ratkaisuista, jotta mahdollisimman moni voisi tehdä kirjanpitonsa virheettömästi.

Tulot ja kulut kirjataan väärille ajanjaksoille

Yritysten ja yhteisöjen on pääsääntöisesti pidettävä aina suoriteperusteista kirjanpitoa, jonka mukaan tulot ja menot tulee kirjata kirjanpitoon sen mukaan milloin ne syntyvät – ei sen mukaan milloin raha liikkuu.

• Virhe 1: Tulot ja kulut eri kirjataan eri vuosille
  ❌ Yritys sai ennakkomaksun tuotteista joulukuussa 2024, mutta tuotteet lähetettiin asiakkaalle vasta tammikuussa 2025. Ennakkomaksu kirjattiin tuloksi joulukuussa.
  ✅ Ennakkolasku olisi pitänyt kirjata tilinpäätöksessä siirtovelkoihin ja tuloksi vasta, kun tuotteet oli toimitettu – eli samaan aikaan kulujen kanssa.
• Virhe 2: Tulot ja kulut kirjataan laskun päivämäärän mukaan
  ❌ Yritys tankkasi auton tammikuussa, mutta lasku siitä saapuu vasta helmikuun puolella ja se kirjattiin helmikuun kirjanpitoon.
  ✅ Kulut ja tulot täytyy kirjata sille kuukaudelle, jolloin ne on oikeasti syntyneet – ei sen mukaan, milloin lasku sattuu tulemaan. Auton tankkaus on tapahtunut tammikuussa, joten kulu on kirjattava tammikuun kirjanpitoon.

Yrityksen kirjanpidossa vääriä kuluja

Yrityksen kirjanpidon tulee sisältää vain ja ainoastaan yritykseen liittyviä tuloja ja menoja eikä sinne saisi eksyä mitään muuta.

• Virhe 3: Polttoainekuitit henkilökohtaisista ajoista
  ❌ Toiminimiyrittäjä on ajanut yrityksen autolla omia henkilökohtaisia ajoja ja kirjannut näistä polttoainekuitit kirjanpitoon. Yrityksen ajoa on n. 30% vuoden ajoista.
  ✅ Kun toiminimiyrittäjän auton ajoista alle 50% on yritystoiminnan ajoja, kirjanpitoon ei saa laittaa mitään ajoneuvon kuluja. Yrittäjän on pidettävä ajoista ajopäiväkirjaa ja vähennettävä kilometrit verotuksessa.

• Virhe 4: Lounas kirjanpidossa
  ❌ Yrittäjä ostaa joka päivä lounaaksi sämpylän ja kahvin huoltoasemalta. Yrittäjä kirjaa nämä kirjanpitoon kuluksi.
  ✅ Yksin syödyt lounaat ovat pääsääntöisesti verotuksessa vähennyskelvottomia, joten niitä ei tule kirjata kirjanpitoon kuluksi. Lounaskuluja voi kuitenkin vähentää tietyin ehdoin (lounasetu).

Arvonlisävero käsitellään väärin

Arvonlisävero-virheet ovat yleisiä kirjanpidossa: Väärät alv-kannat, virheelliset vähennykset tai maksut. Alvin kanssa kannattaa pysyä skarppina, sillä verottaja kyllä muistuttelee virheellisistä ilmoituksista ja/tai maksuista korkojen kera!

• Virhe 5: Väärä alv-kanta
  ❌  Laskulla virvoitusjuominen alv-prosentti on 25,5, vaikka tuotteessa ja pullossa on eri verokannat.
  ✅ Juomassa arvonlisäveroa on 14% ja pullossa 25,5%. Tarkista alv-kannat aina.

• Virhe 6: Virheellisesti vähennetty arvonlisävero
  ❌  Yritys on vuokrannut liikehuoneiston ja vuokrasopimuksessa lukee, että vuokraan lisätään arvonlisävero. Vuokra kirjataan kuluksi ja arvonlisävero vähennetään. YTJ:n mukaan vuokranantaja ei kuitenkaan ole rekisteröitynyt arvonlisäverovelvolliseksi kiinteistön käyttöoikeuden luovutuksesta.
  ✅ Liiketilaa vuokrattaessa vuokralaisen vastuulla on selvittää onko vuokraaja rekisteröitynyt arvonlisäverovelvolliseksi kiinteistön käyttöoikeuden luovutuksesta. Tässä tapauksessa vuokran alvia ei saa vähentää. Yrittäjän on korjattava kirjaukset ja annettava uudet arvonlisäveroilmoitukset.

Kirjanpidon tilejä käytetään väärin

Välillä ei tiedetä mihin jokin tulo tai kulu pitäisi kirjata, niin se heitetään vain jollekkin tilille. Tätä kuitenkin pitäisi välttää, sillä väärälle tilille kirjaaminen antaa virheellistä tietoa yrityksen tilanteesta.

• Virhe 7: Kirjataan väärään ryhmään
  ❌  Yritys on maksanut liiketilan vuokran ja kirjannut sen 4000 – ostot tilille.
  ✅ Materiaalien ja palveluiden pääluokkaan, johon tili 4000 – ostot kuuluu, tulee kirjata vain sellaisia ostoja, mitkä on tarkoitus myydä eteenpäin tai mitä tarvitaan myytävien tuotteiden tai palveluiden valmistamiseen, esim. parturilla tässä voisi olla hiustuotteita. Liiketilan vuokra tulee kirjata liiketoiminnan muihin kuluihin, toimitilakulujen alaryhmään (SimplBooksissa esim. tilille 7230 – Vuokrat)

• Virhe 8: Kirjaus tehdään väärinpäin
  ❌  Yritys on myynyt tuotteita 1000 eurolla ja kirjannut sen 3000 – myynnit tilin debetiin.
  ✅  Tulot kasvaa miinuksessa, eli myynnit tulee aina kirjata kreditiin.

Tositteista ei pidetä huolta

Jokaiselle kirjanpidon kirjaukselle pitää olla tosite, joka varmentaa liiketapahtuman. Epäselvät, puuttuvat tai puutteeliset tositteet antavat kirjanpidossa epäluotettavan kuvan ja saattavat johtaa vakaviinkin seurauksiin.

• Virhe 9: Puuttuva tosite
  ❌  Yritys on ostanut yrityksen pankkikortilla työkaluja ja hukannut kuitin. Yrittäjä kirjaa työkalut kirjanpitoon ja vähentää niistä arvonlisäveron.
  ✅ Jos tositetta ei ole, täytyy yrittäjän tehdä selvitys ostotapahtumasta. Selvityksestä tulee käydä ilmi kaikki, mitä alkuperäisestä tositteestakin ja sen lisäksi selvitys, miksi alkuperäistä tositetta ei ole saatavilla. Tällä tositteella tapahtuman voi kirjata kirjanpitoon kuluksi, mutta arvonlisäveroa ei saa vähentää
• Virhe 10: Puutteellinen tosite
  ❌  Yritys on saanut maksumuistutuksen, jossa käy vain ilmi, mikä lasku on maksamatta sekä viivästyskulujen määrä. Yrittäjä kirjaa maksumuistutuksen kirjanpitoon.
  ✅ Maksumuistutuksen mukaan on liitettävä alkuperäinen lasku, josta selviää mitä on ostettu, milloin sekä arvonlisäverokanta.

Osakirjanpitoja ei täsmäytetä säännöllisesti

Kirjanpidon ja osakirjanpitojen, kuten vaikka myynti- ja ostoreskontra, pitää täsmätä toisiinsa. Jos kirjanpidot eivät täsmää, on se viesti, että kirjanpidossa on virheitä tai puutteita. Nämä aiheuttavat ongelmia viimeistään tilinpäätöshetkellä.

• Virhe 11: Myyntilaskuja ei seurata
  ❌ Yritys lähettää laskuja, muttei seuraa maksetaanko niitä. Yritys kirjaa myynnit kirjanpitoon, mutta maksujen suorituksia ei täsmäytetä.
  ✅ Myyntilaskut on hyvä käydä vähintään kuukausitasolla läpi ja merkitä ylös, mitkä laskut on maksettu ja mitkä maksamatta. Muuten tilinpäätöksessä myyntisaamissa saattaa näkyä saatavia, jotka on oikeasti jo maksettu. Tai saatavia, joista ei ole enää toivoakaan saada rahoja.
• Virhe 12: Pankkitiliä ei täsmäytetä
  ❌ Yritys kirjaa laskuja maksetuksi pankkitililtä, vaikka tiliotteelta ei ole lähtenyt maksua.
  ✅ Lasku merkitään maksetuksi vasta silloin, kun se on tosiasiallisesti lähtenyt pankkitililtä. Tässä tilanteessa kirjanpidon pankkitili ei täsmää oikean pankkitilin kanssa. Yrityksen täytyy täsmäyttää pankkitili, joka onnistuu yksinkertaisesti varmistamalla, että kirjanpidon pankkitili tilille on tehty täysin samat kirjaukset kuin mitä oikean pankkitilin tiliotteella näkyy.

Palkat kirjataan virheellisesti

Palkkojen kanssa täytyy olla tarkkana, että kaikki kirjaukset tulee tehtyä. Ja vieläpä oikeinpäin.

• Virhe 13: Kirjataan pelkkä nettopalkka
  ❌ Yritys maksaa työntekijöille palkkaa, mutta kirjanpitoon kirjataan pelkästään nettopalkka, eli se summa, joka on lähtenyt yrityksen pankkitililtä työntekijän pankkitilille.
  ✅  Kirjanpitoon pitää kirjata bruttopalkka sekä palkan sivukulut (TyEl, sava-maksut, ennakonpidätykset sekä muut vakuutukset), joiden erotuksesta muodostuu nettopalkka.
• Virhe 14: Palkka kirjataan väärään paikkaan
  ❌ Yritys kirjaa palkkojen sivukulut liiketoiminnan muiden kulujen vapaaehtoiset henkilösivukulut ryhmään.
  ✅  Oikea paikka palkkojen sivukuluille on henkilöstökulujen muut henkilösivukulut. Henkilöstökulujen ryhmään kirjataan kaikki henkilön palkkaamisesta johtuvat kulut, kun taas liiketoiminnan muiden kulujen henkilösivukuluihin kirjataan sellaiset henkilöstöön liittyvät kulut, jotka eivät ole liitännäisiä palkkaan tai sen sivukuluihin. Tällaisia ovat mm. työterveys- ja virkistyskulut.

Veroasioista ei oteta selvää

Jos hoitaa itse kirjanpitoaan, täytyy olla tietoinen mitä veroja tulee maksaa ja milloin.

• Virhe 15: Ei haeta ennakkoveroa
  ❌ Yritys tekee tilikauden aikana hyvän tuloksen. Yritys saa keväällä verotuspäätöksen ja pöyristyy, kun maksettavaa jäännösveroa on tuhansia euroja.
  ✅ Yritys olisi voinut hakea ennakkoveroja, joiden avulla olisi voinut maksaa tuloveroa tasaisesti pitkin vuotta. Ennakkoverojen hakemisesta ja maksamisesta vastaa yrittäjä itse tai hänen valtuuttama taho.
• Virhe 16: Alvit käytetään omiin menoihin
  ❌ Yrittäjä myy asiantuntija-palveluaan 3000 eurolla (sis. alv) kuukauden aikana ja hän käyttää kaikki rahat henkilökohtaisiin menoihin. Yrittäjällä ei ole vähennettäviä kuluja. Yrittäjälle tulee maksettavaksi arvonlisäveroa 765 euroa, joita hänellä ei enää ole.
  ✅ Arvonlisäveroa ei koskaan pidä ajatella yrityksen tai yrittäjän omana rahana, sillä arvonlisävero vain pyörähtää yrityksen kautta verottajalle. Arvonlisäveroille voi perustaa oman tilin, johon siirtää aina saadun summan alvin odottelemaan verottajalle menemistä.

Pienet summat jätetään käsittelemättä

Pienistä puroista kasvaa suuri virta, joten myös pienet summat pitää muistaa kirjata kirjanpitoon. Huomiotta jättäminen aiheuttaa täsmäytyseroja ja pidemmällä aikavälillä myös vääristää yrityksen tulosta.

• Virhe 17: Matka- tai kululaskuja ei tehdä
  ❌ Yrittäjä käy asiakkaan luona toisella paikkakunnalla. Hän ajaa omalla autolla 120km, maksaa pysäköinnin ja tarjoaa asiakkaalle lounaan. Yrittäjä ei jaksa tehdä matkalaskua.
  ✅ Jos matkalasku tehtäisiin, saisi yrittäjä verottomasti kilometrikorvausta n. 140 euroa sekä rahat parkista ja lounaasta takaisin. Yritys puolestaan saisi vähentää nämä kulut kirjanpidossa. Jos näitä reissuja olisi vuoden aikana 10, jäisi huomattava summa vähennyksiä hyödyntämättä.
• Virhe 18: Pikku summat skipataan
  ❌ Yrittäjä ostaa kopiopaperia ja kahvipaketin yrityksen pankkikortilla. Yrittäjä ei ota kuittia eikä aio kirjata kulua kirjanpitoon, koska summa on niin pieni.
  ✅ Kun kirjanpitoa tehdään, täytyy tämä tililtä lähtenyt maksu kirjata johonkin. Jos kuittia ei ole, täytyy yrittäjän tehdä selvitys ostosta. Jos yrittäjä ei tee selvitystä, tulee kulu kirjata yrittäjän ottamiin rahoihin.

Kirjanpito-ohjelman käyttö on puutteellista

Kirjanpito-ohjelmat eivät valitettavasti tee kirjanpitoa puolestasi, vaan käyttäjän on ymmärrettävä, miten kirjanpito tehdään sekä miten ohjelmaa käytetään.

• Virhe 19: Luodaan tilejä vääriin ryhmiin
  ❌ Yritys haluaa seurata erikseen palvelun a ja palvelun b tuottoja. Yritys perustaa molemmille omat tilit 6000 – Palvelu A myynti ja 6001 – Palvelu B myynti.
  ✅ Myyntiä ei voi kirjata liiketoiminnan muihin kuluihin, vaan yrityksen kaikki varsinaisen toiminnan tulot (= myynnit) tulee kirjata liikevaihdon pääluokkaan.
• Virhe 20: Ei ymmärretä automaatiota
  ❌ Yritys kirjaa itse jokaisen myyntilaskun kirjanpidon kirjauksena, vaikka kirjanpito-ohjelma tekee kirjauksen automaattisesti laskun luonnin yhteydessä.
  ✅ Yrityksen täytyy poistaa itse tekemät kirjaukset, sillä nyt myyntilaskut ovat kirjautuneet tuplana kirjanpitoon.

Kirjanpidossa voi tulla vastaan monenlaisia tilanteita, eikä kaikkeen voi varautua etukäteen. Siksi on tärkeää, että kirjanpidon perusteet ovat hallussa. Niillä pääsee jo pitkälle ja välttää suurimmat sudenkuopat.