Pääkirja ja päiväkirja paljastavat kirjanpidon salaisuudet!

Pääkirja ja päiväkirja paljastavat kirjanpidon salaisuudet!

Kirjanpito koostuu useista eri raporteista, joista, tuloslaskelman ja taselaskelman lisäksi, ainakin pääkirjaa ja päiväkirjaa kannattaa seurailla toistuvasti. Kirjanpitolaki määrää, että kirjanpidon tapahtumat tulee kirjata aika- ja asiajärjestyksessä. Päiväkirja esittää tapahtumat aikajärjestyksessä ja pääkirja puolestaan näyttää tapahtumat asiajärjestyksessä. 

Kirjanpidon päiväkirja

Nimestään huolimatta, kirjanpidon päiväkirjaan ei ihan kaikkia henkilökohtaisia salaisuuksia kirjata. Päiväkirja syntyy, kun kirjanpitoaineisto näpytellään ohjelmaan. Päiväkirjasta siis löytyy kaikki kirjaukset kuukauden ensimmäisestä päivästä kuukauden viimeiseen päiväykseen aikajärjestyksessä.

Diana Diary on ostanut yritykselleen tietokoneen viime vuoden syyskuun viimeisinä päivinä. Tietokoneeseen tuli vikaa ja Diana haluaa sen viedä takuuseen korjattavaksi. Tositteita viime syyskuulta on hirveän iso pino ja Diana ei halua ruveta käymään niitä läpi yksitellen. Hän päättää ottaa esiin syyskuun päiväkirjan ja selaa suosiolla päiväkirjan loppupuolelle, sillä on vahvasti sitä mieltä, että tietokone ostettiin juuri ennen kuun vaihtumista. Päiväkirjasta hän löytää Tietokonekauppa-nimisen tapahtuman, jonka summa käy yksiin ostetun tietokoneen kanssa. Hän tsekkaa tapahtuman tositenumeron ja löytää sen avulla kuitin tositteiden pinosta.

Kirjanpidon pääkirja

Pääkirja taas puolestaan listaa tapahtumat asiajärjestyksessä. Se syntyy samalla tavalla kuin päiväkirjakin, automaattisesti kirjanpidon yhteydessä. Pääkirja kertoo, mitä millekin tilille on kirjattu. 

Ylermi E. Lellistä on pitkään tuntunut, että hän on maksanut YEL-vakuutusmaksun ainakin kolmetoista kertaa vuoden aikana, vaikka laskuja olisi oikeasti pitänyt maksaa tähän mennessä vain 10 kappaletta. Ylermi katsoo YEL-maksujen tilin pääkirjan koko vuoden ajalta ja toden totta, maksuja on 13 kappaletta. Ylermi katsoo jokaisen maksun tositenumeron ja etsii kyseiset tositteet kirjanpitoaineistosta. 

Selviää, että kolme laskuista onkin ollut TyEl-vakuutusmaksuja. Ylermi pohtii asiaa ja tutkii laskuja tarkemmin. Hänellä oli alkuvuonna työntekijä kolmen kuukauden verran, joten kyllä, kyllä ne TyEl-laskutkin ovat ihan oikein. Ylermi tekee kirjanpitoon korjauksen, eli siirtää TyEL-maksut pois YEL-maksujen tililtä ja nyt molemmat eläkevakuutus tilit näyttävät oikeaa saldoa. 

Vaikka ihan sinne kirjanpitolakiin saakka on kirjoitettu, että tapahtumat täytyy kirjata järjestyksessä, olisi se ilman lakiakin järkevää tehdä. Silloin tositteiden löytäminen ja kirjanpidon tilien tarkastaminen sujuu huomattavasti helpommin. Päiväkirjaa ja pääkirjaa ei ole pakko erikseen tulostella kirjanpitoaineiston kaveriksi joka kuukausi, vaan riittää, kun kirjat ovat helposti koneelta saatavissa ja tallettaa ne sitten kerran vuodessa tilinpäätöksen liitteeksi, koko tilikaudelta.