Jos perustat osakeyhtiön, yksi ensimmäisistä asioista on huolehtia kirjanpidosta. Se ei ehkä kuulosta kaikkien jännittävimmältä osalta yrittäjyyttä, mutta se on tärkeä osa yrityksen arkea ja lain vaatimus. Kirjanpitolaki määrittää, miten kirjanpito tulee tehdä eri yhtiömuotojen kohdalla. Osakeyhtiön kohdalla laki on tiukempi kuin esimerkiksi toiminimellä, sillä osakeyhtiön kirjanpito on tehtävä aina kahdenkertaisena, se sisältää aina tilinpäätöksen sekä joissain tapauksissa myös tilintarkastuksen.

Miksi kirjanpitoa tehdään?

Kirjanpidon tarkoitus on seurata yrityksen toiminnan tulosta sekä pitää yrityksen ja sen osakkaiden varat erillään. Kirjanpidolla on myös verotuksen kannalta merkittävä rooli, sillä yrityksen verotus perustuu kirjanpitoon ja sen perusteella yritys maksaa tuloveroa. Kirjanpito koostuu yrityksen tuloista, kuluista, omista varoista, veloista ja omaisuudesta. Kirjanpidon avulla tiedät:

• Tekeekö yrityksesi voittoa vai tappiota
• Mihin rahaa käytetään ja mistä sitä tulee
• Miten yrityksen talous kehittyy ajan myötä
• Kuinka paljon veroja yrityksen tulee maksaa

Kirjanpitoon tulee siis koota kaikki yrityksen liiketapahtumat – ostot, myynnit, maksut, palkat, lainat verot ja kaikki muut yrityksen rahaliikenteeseen liittyvät tapahtumat, joiden perusteella yrityksen taloudellinen tilanne lasketaan. Tapahtumat kirjataan kirjanpitoon tositteiden perusteella, jonka vuoksi jokaisesta liiketapahtumasta on oltava tosite, joka toimii todistaa tapahtuman todistajana. Kaikki tositteet tulee numeroida ja niitä on säilytettävä lain määräämä aika. Käteismaksut tulee kirjata kirjanpitoon päivittäin, mutta muut kirjaukset voi tehdä jaksoittain – esimerkiksi kuukausittain.

Osakeyhtiön kirjanpito

Osakeyhtiön täytyy tehdä kirjanpito kahdenkertaisena, joka käytännössä tarkoittaa, että jokainen tapahtuma on kirjattava aina vähintään kahdelle tilille. Debet-puoli kertoo mihin raha on mennyt ja kredit puolestaan kertoo, mistä raha on tullut. Puolien on oltava aina yhtä suuret, jotta kirjanpito pysyy tasapainossa. Kahdenkertaisuuden lisäksi osakeyhtiön kirjanpito on tehtävä pääsääntöisesti aina suoriteperusteisesti eli tulot ja menot kirjataan silloin, kun ne syntyvät – ei vasta silloin, kun raha liikkuu. Esimerkiksi jos yritys laskuttaa asiakkaalta palvelun kesäkuussa, mutta saa maksun vasta heinäkuussa, kirjataan tulo kesäkuun kirjanpitoon. Pienet yritykset, joiden liikevaihto on enintään 500 000e kalenterivuodessa, voivat kuitenkin halutessaan tehdä kirjanpidon maksuperusteisesti – eli kirjata tulot ja menot kirjanpitoon silloin kun raha tosiasiallisesti liikkuu. Tilinpäätöksessä kirjanpito on kuitenkin oikaistava suoriteperusteiseksi.

Tilikausi ja tilinpäätös

Osakeyhtiön tilikausi on tavallisesti 12 kuukautta ja useimmiten se vastaa kalenterivuotta. Yrityksen aloittaessa tai lopettaessa tilikausi voi kuitenkin poikkeuksellisesti olla lyhyempi tai pidempi – kuitenkin maksimissaan 18 kuukautta. Kun tilikausi on taputeltu loppuun, laaditaan tilinpäätös, joka kokoaa yhteen yrityksen taloudellisen tilanteen tilikauden ajalta. Tilinpäätös sisältää mm.

• Tuloslaskelman, joka näyttää yrityksen tulot ja kulut sekä tilikauden tuloksen
• Taseen, joka kertoo yrityksen varat, velat ja oman pääoman tilanteen
• Luettelon kirjanpidoista ja liitetiedot, jotka täydentävät kokonaiskuvaa

Tilinpäätöksen tarkoitus ei ole pelkästään täyttää lakisääteisiä vaatimuksia, vaan se myös tarjoaa yrittäjälle arvokkaita tietoja päätöksenteon tueksi. Kun ymmärtää tilinpäätöksen lukuja, on helpompi arvioida yrityksen kannattavuutta, maksukykyä sekä kasvumahdollisuuksia.

Tarvitseeko osakeyhtiö aina tilintarkastajan?

Kaikki osakeyhtiöt eivät ole velvollisia teettämään tilintarkastusta. Pienet osakeyhtiöt voivat jättää tilintarkastuksen tekemättä, jos päättyneellä ja sitä edeltäneellä tilikaudella täyttyy korkeintaan yksi seuraavista ehdoista:

1. Taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa
2. Liikevaihto ylittää 200 000 euroa
3. Palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä

Eli, jos kahtena tilikautena peräkkäin ehdoista täyttyy korkeintaan yksi, ei tilintarkastusta tarvitse suorittaa. Jos kuitenkin yhteisön säännöissä, yhtiöjärjestyksessä tai yhtiösopimuksessa on kirjattu, että yhteisö suorittaa tilintarkastuksen, täytyy tilintarkastus silloin myös tehdä vuosittain.

Kahdenkertainen kirjanpito on mahdollista tehdä itse, mutta se vie aikaa ja vaatii tarkkuutta. Jos kirjanpidossa on virheitä, voit joutua korjaamaan asioita jälkikäteen tai selittelemään Verohallinnolle – ja se ei ole kenenkään lempipuuhaa. Joskus siis voi olla fiksumpi ulkoistaa osakeyhtiön kirjanpito ammattikirjanpitäjälle. Hyvä kirjanpitäjä huolehtii, että kaikki menee lain mukaan ja auttaa myös verotuksessa ja talouden suunnittelussa. Vaikka kirjanpidon hoitaisi kirjanpitäjä, voit kuitenkin seurata kirjanpidon raportteja ja oppia tulkitsemaan niitä. Kun ymmärrät raportteja ja numeroita, pystyt johtamaan yritystäsi paremmin ja tekemään fiksumpia päätöksiä.