Yritykselle voi syntyä erilaisia vieraanvaraisuuteen liittyviä kuluja esimerkiksi asiakkaiden tapaamisesta, henkilöstötilaisuuksista tai sisäisistä palavereista. Verotuksessa kulujen käsittely riippuu siitä, onko kyseessä edustus-, markkinointi-, virkistys- vai neuvottelukulu. Näiden kululajien erot kannattaa tuntea, jotta kulut tulee kirjattua kirjanpitoon oikein ja vähennykset tulee tehtyä oikealla tavalla.

Edustuskulu

Edustuskulut ovat yrityksen ulkopuolisiin sidosryhmiin, kuten asiakkaisiin, yhteistyökumppaneihin tai muihin liiketuttaviin, kohdistuvia kuluja. Edustuskulujen tarkoitus on liikesuhteiden luominen, ylläpitäminen tai kehittäminen. Tyypillisiä edustuskuluja ovat esimerkiksi asiakastapaamiset ravintolassa, liikelahjat ja asiakasneuvotteluiden tarjoilut. Edustuskuluista vain 50% on verotuksessa vähennyskelpoisia eikä niihin sisältyvää arvonlisäveroa saa vähentää.

Markkinointikulu

Markkinointikulujen tarkoituksena on tehdä yritystä, palvelua tai tuotetta tunnetuksi mahdollisimman laajalle kohderyhmälle. Markkinointitilaisuudet ovat yleensä avoimia useille osallistujille eivätkä vain tietyille henkilöille tai yrityksille. Markkinointikuluja voi esimerkiksi olla messut ja tapahtumat, avoimet asiakastilaisuudet sekä kahvi- ja pientarjoilut markkinointitapahtumassa. Jos tarjoilut muuttuu tavanomaista runsaammaksi, voidaan tilaisuus katsoa verotuksessa edustamiseksi. Markkinointikulut ovat yleensä 100% vähennyskelpoisia verotuksessa.

Virkistyskulu

Virkistyskulut puolestaan liittyvät yrityksen henkilöstön hyvinvointiin ja yhteishengen ylläpitämiseen. Virkistystilaisuuksia ovat esimerkiksi yrityksen pikkujoulut tai urheilupäivät. Tilaisuuden ruokailu, ohjelma sekä alkoholitarjoilusta aiheutuneet menot ovat virkistysmenoja ja ne ovat verotuksessa 100% vähennyskelpoisia.

Neuvottelukulu

Neuvottelukulu tarkoittaa yrityksen liiketoimintaan liittyvistä palavereista ja kokouksista syntyneitä kuluja. Ne kohdistuvat yleensä yrityksen sisäiseen toimintaan tai liiketoiminnan hoitamiseen. Tyypillinen neuvottelukulu voi syntyä esimerkiksi hallituksen kokoustarjoiluista, tapaamisesta tilintarkastajan kanssa, viranomaisneuvottelusta tai sisäisestä palaverista. Neuvottelukulu voi sisältää tavanomaista tarjoilua, kuten lounaan, kahvit tai vähäisen määrän alkoholia. Kulujen tulee kuitenkin pysyä kohtuullisina ja liittyä selkeästi liiketoiminnan harjoittamiseen. Neuvottelukulut ovat verotuksessa 100% vähennyskelpoisia.

Miten kululajit erottaa nopeasti toisistaan?

Kulujen erottaminen helpottuu usein yhdellä kysymyksellä: Kenelle tilaisuus tai tarjoilu on tarkoitettu?

• Jos kyse on asiakkaista tai yhteistyökumppaneista ja tarkoituksena on liikesuhteiden ylläpito, kyse on yleensä edustuskuluista.
• Jos tilaisuus on avoin laajemmalle joukolle ja tavoitteena on yrityksen tai palvelun näkyvyys, kyse on usein markkinointikulusta.
• Jos tapahtuma on suunnattu henkilöstölle, kyseessä ovat virkistyskulut.
• Jos taas kyse on liiketoimintaan liittyvästä kokouksesta tai palaverista, puhutaan yleensä neuvottelukuluista.

Kulujen oikea luokittelu on tärkeää, koska vähennysoikeus vaihtelee kululajin mukaan, Kun kulun tarkoitus, osallistujat sekä tilaisuuden luonne ovat selkeästi dokumentoitu, myös kirjanpito ja verotus pysyvät oikeana.