Audit trail – Rikkinäinen puhelin ei toimi kirjanpidossa

Audit trail – Rikkinäinen puhelin ei toimi kirjanpidossa

Audit trail on taas yksi hieno kirjanpidon sanastoon kuuluva sana ja suomennettuna se tarkoittaa aukotonta kirjaamista. Aukottoman kirjausketjun avulla liiketapahtumia voidaan seurata tositteesta aina veroilmoitukselle saakka. Sen ansiosta myös tiedetään, missä kohtaa jokin on tullut kirjanpitoon ja ja mihin kohti se on päätynyt rasittamaan kirjanpitoa. Kuluja ja tuloja pystytään siis jäljittämään tililtä tilille ja pystytään myös varmistamaan ettei virheitä ole sattunut.

Tositteesta tilinpäätökseen ja takaisin

Käytännössä audit trail tarkoittaa sitä, että tositteen lukija pystyy helposti selvittämään kuinka tosite on kirjattu ja miten se vaikuttaa tilinpäätökseen. 

Teppo Tilintarkastaja selaa yrityksen kirjanpitoa ja nappaa käsiinsä tositteen numero 588. Tosite on ostolasku ja hän haluaa tarkistaa miten lasku vaikuttaa yrityksen tulos- ja taselaskelmaan. Hän ottaa suurennuslasin käteen ja rupeaa jäljittämään ostolaskun polkua. Ostolaskun viimeinen kirjaus pankkitilin kreditistä. Ahaa, tämä on siis maksettu yrityksen pankkitililtä. Kirjauksen toinen pää vie Tepon taseen vastattavaa puolen ostovelkojen debetiin. Koska kirjaus on debet puolella, Teppo päättelee, että myös ostovelkojen kredit puolella täytyy olla saman suuruinen kirjaus. Hän jatkaa jäljitystä, löytää kredit kirjauksen ja sitä seuraamalla päätyy ostoveloista tuloslaskelman puolelle ja sieltä kohtaan kalustohankinnat alle 3 vuotta. Kirjaukset loppuvat tähän ja Teppo kääntää katseen takaisin ostolaskuun. Kylläpä kyllä, puhelinhan tässä on ostettu. Kirjaus oli aukoton ja Tepolle selvisi, että ostolasku ei vaikuta enää taseen puolella sekä se on kirjattu asianmukaisesti tuloslaskelmaan vähentämään tilikauden tulosta. 

Aukotonta kirjausketjua pystytään myös hyödyntämään toisin päin.

Julle Juustokakku katsoo uunituoreita kesäkuun tulos- ja taselaskelmia ja kummastuu nähdessään, että tilikauden tulos näyttää tuhansia euroja miinusta. Julle ottaa heti edellisen kuun laput nenän eteen ja siellä tilikauden tulos on vielä laittanut hymyilemään leveästi. Mitä ihmettä nyt, mihin se tulos on hävinnyt. Julle katsoo tuoreempaa tuloslaskelmaa uudestaan ajatuksen kanssa ja huomaa ostojen olevan aivan järkyttävän isot. Hän ottaa kesäkuun pääkirjan esiin ja katsoo, mitä tilille on kirjattu. Sieltä löytyy kymmenentuhannen euron kirjaus tositenumerolla 203. Julle kaivaa tositteen esiin ja huomaa, että nyt on näppäilyvirhe sattunut kirjanpitoa tehdessä. Tositteen loppusummassa on oikeasti aika paljon vähemmän nollia kuin mitä kirjanpitoon on lipsahtanut. Julle korjaa kirjauksen ja huokaisee helpotuksesta. Tilikausi pysyykin edelleen plussalla!

Tarkastelu

Audit trailia voidaan tarkistella muun muassa inventaareilla, työaikaseurannalla ja täsmäytyksillä, sekä niiden yhdistelmillä.

Simppa Sahuri on ostanut varastoon kymmenen raivaussahaa, jotka aikoo myydä eteenpäin asiakkaalle. Tilikauden aikana hän saa myytyä niistä ainoastaan kolme. Aukotonta kirjausketjua seuratessa nähdään, että sahoja on saapunut varastoon kymmenen, myyty kolme ja inventaarion mukaan varastossa on vielä seitsemän. Ihan niinkuin pitääkin.

Jos tarkastelussa ilmenee puutteita, voi ne viitata kirjanpidossa tai tilinpäätöksessä tehtyihin virheisiin, harmaaseen talouteen tai jopa rikoksiin. Tärkeää on siis tehdä aukotonta kirjanpitoa, jotta sitä tarkemmin tarkastellessa mikään ei jää epäselväksi tai herätä kysymyksiä. Näin kaikki osapuolet pääsee helpoimmalla.

Audit trail on ihan kirjanpitolakiin kirjoitettu, joten sen mukaan kaikkien kirjanpitovelvollisten täytyy toimia. Lapsuuden leikki rikkinäinen puhelin ei toimi kirjanpidon kirjauksia tehdessä. Linjat eivät saa katkeilla tai kirjauksen sanoma muuttua kesken pelin, joten vanhat luurit on nyt hyvä laittaa romukoppaan ja päivittää peliksi toimiva mobiililaite.