Matkakulujen laskutus asiakkaalta sekä niiden määrä on ihan täysin yrittäjän päätettävissä. Siihen ei liity verottajan määrittämät verovapaat korvaukset millään tavalla, eli asiakkaalta laskutettavat matkakulut ja yrittäjän itselleen (tai työntekijälleen) maksamat matkakorvaukset ovat kaksi eri asiaa. Yrittäjä voi itse päättää haluaako laskuttaa esim. työnteosta aiheutuneet kilometrit erikseen asiakkaalta vai sisältyykö ne mahdollisesti tuntihintaan.

Kaikki lähtee sopimuksesta

Asiakkaalta voi laskuttaa matkakuluja aina, kun niin on sovittu. Jos töitä tehdään asiakkaan luona tai asiakkaan määräämässä paikassa, joutuu sinne matkustamaan tavalla tai toisella. Siitä taas syntyy kuluja, jotka voi laskuttaa asiakkaalta. Matkakulut voi sisällyttää varsinaisen työn hintaan, mutta yleensä on helpompi lisätä matkakustannukset työn päälle. Matkakulujen laskutus asiakkaalta voi sisältää päivärahoja, majoituskustannuksia, korvausta matka-ajasta tai kilometrikorvauksia, mutta useimmiten kuitenkin laskuilla kuitenkin törmää pelkkiin kilometrikorvauksiin.

Paljonko?

Kukaan – tai mikään, ei määrittele kuinka paljon asiakkaalta voi laskuttaa matkakuluja, joten se on ihan jokaisen yrittäjän itse päätettävissä. Joku kohtuus asiassa kannattaa pitää, sillä esim. kymmenen euron kilometritaksa karkottaa varmasti asiakkaita. Vuonna 2025 verottajan määrittelemä kilometrikorvaus on 0,59 euroa kilometriltä ja kokopäiväraha 53 euroa, joiden suuruudesta voi hieman ottaa osviittaa. Etenkin, jos yrittäjä maksaa itselleen tai työntekijälleen päivärahoja tai kilometrikorvauksia, kannattaa ne laskuttaa vähintään verottajan määrittelemien summien mukaan asiakkaalta. Jos laskuttaa pienempänä, tekee siinä väkisinkin persnettoa.

Todelliset kustannukset

Mikään ei estä laskuttamasta matkoja todellisten kustannusten mukaan. Niiden selvittäminen vaan vaatii hieman laskemista.

• Yrittäjä tekee työnsä pääsääntöisesti asiakkaan luona ja laskuttaa kilometrit asiakkaalta erikseen. 
• Auton kulut vuosikulut ovat pyöristettynä 12 700 euroa.
  • Auton arvo on 45 000 euroa ja sen arvonalenema on 15% vuodessa, eli 6750 euroa.
  • Auton verot ja vakuutukset ovat yhteensä 2550 euroa vuodessa.
  • Korjaus- ja huoltokustannukset ovat 3000 euroa vuodessa.
  • Renkaat uusitaan joka neljäs vuosi ja ne maksavat 1600 euroa, joten vuosittaiset rengaskulut on 400 euroa.
• Auton polttoainekustannukset ovat 5400 euroa vuodessa (polttoaineen ollessa 1,80 euroa/litra).
  • Autolla ajetaan 30 000 kilometriä
  • Auton kulutus on 10 litraa 100 kilometrille

Yrittäjän auton kustannukset polttoaineineen ovat 18 100 euroa vuodessa. Tällöin yhden kilometrin hinnaksi tulee 0,60 euroa. Yrittäjä on arvonlisäverovelvollinen, joten hän lisää kilometrin hintaan vielä alv 25,5%, jolloin arvonlisäverolliseksi hinnaksi tulee 0,75€/kilometri.

Asiakkaalta laskutettavien matkakulujen arvonlisävero

• Yritys A on arvonlisäverovelvollinen ja myy sähköasennuspalveluaan 24,5% arvonlisäveron mukaan, joten yrityksen laskuttamat matkakustannukset sisältävät myös arvonlisäveroa 25,5%.
• Yritys B toimii arvonlisäverottoman sosiaalihuoltopalvelun alla ja tekee kotikäyntejä asiakkaiden luona. Yrityksen päätuote ei sisällä arvonlisäveroa, joten myöskään yrityksen asiakkailta laskutettaviin matkakuluihin ei lisätä arvonlisäveroa.

Matkakulujen laskutus asiakkaalta on hyvin villiä länttä ja jokainen voi tehdä niin kuin parhaaksi näkee. Kun laskuttaa matkakuluja asiakkaalta, on se periaatteessa ihan tavallista myyntiä, eikä sen hintaan ei voi vaikuttaa kukaan muu kuin yrittäjä itse.