Milloin yrittäjän koulutusmenot voi vähentää?

Koulutus voi maksaa muutamasta kymmenestä eurosta useisiin tuhansiin euroihin. Siksi sillä on tärkeää tietää voiko maksun käsitellä yrityksen kuluna vai onko se yrittäjän yksityismenoa. Pääsääntöisesti yrittäjän koulutusmenot ovat vähennyskelpoisia, kun koulutus liittyy nykyiseen yritystoimintaan. Eli sen pitää ylläpitää tai täydentää osaamista, jota tarvitset työssäsi jo nyt.

Hyviä kysymyksiä asian selvittämiseen ovat:

• Liittyykö koulutuksen sisältö suoraan yritykseni toimintaan?
• Tarvitsenko tätä osaamista nykyisissä työtehtävissäni?
• Auttaako koulutus minua palvelemaan nykyisiä asiakkaitani?
• Onko yrityksellä selvä liiketoiminnallinen syy maksaa koulutus?

Jos vastaat näihin kyllä, koulutuksen ja yritystoiminnan välillä on todennäköisesti riittävä yhteys.

Esimerkiksi valokuvaaja voi osallistua studiovalaistusta käsittelevälle kurssille, verkkokauppayrittäjä voi opiskella tuotemainontaa ja kirjanpitäjä voi osallistua uuden verolainsäädännön koulutukseen. Koulutuksen ei tarvitse olla välttämätön siinä mielessä, että yritys pysähtyisi ilman sitä, mutta sen pitää kuitenkin hyödyttää juuri sitä liiketoimintaa, jota yritys harjoittaa.

Mitä koulutukseen liittyviä menoja voi vähentää?

Kun koulutus liittyy yritystoimintaan, myös siihen suoraan liittyvät menot voivat olla vähennyskelpoisia. Tällaisia kuluja voivat olla esimerkiksi:

• Kurssin tai koulutuksen osallistumismaksu
• Verkkokoulutuksen maksu
• Kurssimateriaalit
• Työhön liittyvät kirjat ja ammattilehdet
• Matkat koulutuspaikalle sekämajoitus koulutusmatkan aikana.

Myös e-kirja tai äänikirja voi jossain tapauksessa olla ammattikirjallisuutta.

Esimerkki

Kuvitteellinen MerkkiMedia Oy tuottaa asiakkaille videoita. Yrityksen omistaja osallistuu kaksipäiväiseen videovalaistuksen koulutukseen. Kuluja koulutuksesta syntyy seuraavasti:

• • Osallistumismaksu 650 euroa
  • Junaliput 120 euroa
  • Hotelli 140 euroa
  • Kurssikirja 45 euroa.

Yhteensä siis 955 euroa. Koulutus liittyy suoraan MerkkiMedia Oy:n nykyiseen palveluun. Yrityksellä on siksi perusteltu syy maksaa koulutus ja siihen liittyvät matka-, majoitus- ja materiaalikulut.

Mitä koulutusta ei yleensä voi vähentää?

Kuitenkaan kaikki hyödyllinen koulutus ei ole verotuksessa vähennyskelpoista. Raja kulkee yleensä siinä, kehittääkö koulutus nykyisessä työssä tarvittavaa osaamista vai valmistaako se kokonaan uuteen ammattiin.

Peruskoulutukseen, tutkinnon suorittamiseen tai uuteen ammattiin tähtäävän koulutuksen menot ovat yleensä yksityisiä menoja. Näin voi olla, vaikka uusi osaaminen auttaisi sinua ansaitsemaan enemmän tulevaisuudessa. Esimerkiksi, jos käännöspalvelua tarjoava toiminimiyrittäjä haluaa kouluttautua fysioterapeutiksi, tutkinto ei liity hänen nykyiseen liiketoimintaansa eikä koulutusmaksuja ei voi kirjata yrityksen kuluiksi. Mutta tilanne on toinen, jos sama yrittäjä osallistuukin 390 euroa maksavalle juridisen kääntämisen kurssille. Kurssi täydentää hänen nykyisessä työssään tarvitsemaansa osaamista ja yhteys tulonhankintaan on paljon selvempi.

Koulutuksen nimi tai laajuus ei yksin ratkaise asiaa. Arvioinnissa katsotaan myös koulutuksen sisältöä, yrittäjän aikaisempaa osaamista ja nykyisiä työtehtäviä. Yksittäinen korkeakoulukurssikin voi joissakin tilanteissa olla ammattitaitoa täydentävää koulutusta.

Voiko osakeyhtiö maksaa yrittäjän koulutuksen?

Osakeyhtiö voi maksaa yhtiössä työskentelevän osakkaan koulutuksen, vaikka hän olisi yhtiön ainoa työntekijä. Ehtona on, että koulutuksesta on hyötyä yrityksen toiminnalle.

Esimerkiksi graafisen suunnittelun palvelua myyvä osakeyhtiö voi maksaa omistajalleen saavutettavuuskoulutuksen, koska yritys

Ajatellaan, että Puro Design Oy myy graafisen suunnittelun palveluja. Yhtiö maksaa omistajalleen 1 500 euron saavutettavuuskoulutuksen. Koulutuksen avulla yritys pystyy suunnittelemaan asiakkailleen entistä saavutettavampia verkkopalveluja, eli sillä on selkeä yhteys yhtiön liiketoimintaan. Mutta sukellusohjaajakoulutusta yritys ei sen sijaan voisi maksaa yhtä helposti. Jos koulutus ei liity graafiseen suunnitteluun tai yrityksen muihin palveluihin, kyse on todennäköisemmin omistajan omista menoista.

Koulutuksen yhteys yrityksen toimintaan kannattaa aina kirjata muistiin. Jos yhteyttä ei pystytä perustelemaan, koulutusmaksu voidaan katsoa omistajan veronalaiseksi eduksi ja jssakin tilanteissa kyse voi olla myös peitellystä osingosta eli yrityksen omistajalle antamasta edusta, jota ei ole käsitelty palkkana tai osinkona.

Entä toiminimiyrittäjän koulutusmenot?

Toiminimiyrittäjä voi yleensä vähentää koulutuksen kulut, jos koulutus liittyy hänen nykyiseen yritystoimintaansa. Koulutus voi esimerkiksi ylläpitää yrittäjän ammattitaitoa tai täydentää työssä tarvittavaa osaamista. Esimerkiksi parturi-kampaaja voi osallistua uuden värjäystekniikan kurssille ja vähentää kurssimaksun yrityksen kuluna, koska hän tarjoaa värjäyspalveluja jo ennestään ja koulutus liittyy selvästi yritystoimintaan. 

Uuteen ammattiin tai perustutkintoon tähtäävän koulutuksen kulut eivät yleensä ole vähennyskelpoisia toiminimiyrittäjälle. Tällaisia ovat esimerkiksi ammatillisessa oppilaitoksessa, ammattikorkeakoulussa tai yliopistossa suoritettavat opinnot, joiden tavoitteena on hankkia kokonaan uusi ammatti tai pätevyys. Tutkintoon johtaminen ei kuitenkaan automaattisesti tee koulutuksesta vähennyskelvotonta. Jos koulutus ylläpitää tai täydentää yrittäjän nykyisessä työssä tarvitsemaa ammattitaitoa, kulut voivat joissakin tilanteissa olla vähennyskelpoisia.

Miten koulutusmeno kirjataan kirjanpitoon?

Säilytä koulutuksesta lasku tai kuitti. Kirjaa mukaan myös lyhyt selvitys koulutuksen sisällöstä ja yhteydestä yritystoimintaan. Hyvä selvitys voi olla esimerkiksi: ”Koulutus käsittelee hakusanamainontaa. Yritys myy digimarkkinoinnin palveluja, ja koulutusta käytetään nykyisten asiakasprojektien toteuttamiseen”.

Säilytä myös:

• Koulutusohjelma
• Kurssikuvaus
• Matkaliput
• Majoituslasku
• Tieto koulutuksen osallistujasta

Jos koulutuksen laskuun sisältyy arvonlisäveroa, vähennysoikeus arvioidaan erikseen arvonlisäverotuksen sääntöjen mukaan. 

Mitä yrittäjän kannattaa tehdä ennen koulutuksen ostamista?

Ennen kuin maksat koulutuksen yrityksen tililtä, käy läpi kolme asiaa.

1. Tarkista koulutuksen sisältö – Liittyykö se yrityksesi nykyiseen toimintaan?
2. Kirjoita ylös liiketoiminnallinen syy – Mitä työssä tarvittavaa osaamista koulutus ylläpitää tai täydentää?
3. Säilytä laskun lisäksi kurssikuvaus ja muut tositteet – Mitä kalliimmasta tai laajemmasta koulutuksesta on kyse, sitä tärkeämpää selkeä dokumentointi on.

💡Jos koulutus johtaa tutkintoon, antaa uuden muodollisen pätevyyden tai avaa kokonaan uuden ammatin, varmista vähennyskelpoisuus kirjanpitäjältä tai Verohallinnolta ennen kulun kirjaamista.

Yrittäjän koulutusmenot voi yleensä vähentää, kun koulutus ylläpitää tai täydentää nykyisessä yritystoiminnassa tarvittavaa ammattitaitoa. Koulutuksen lisäksi vähennyskelpoisia voivat olla siihen suoraan liittyvät materiaalit, matkat ja majoitus. Uuteen ammattiin, perustutkintoon tai yrittäjän yksityiseen kiinnostukseen liittyvät menot taas eivät yleensä kuulu yritykselle.

Lue lisää Verohallinnon sivuilta: Ohje opiskelu- ja koulutusmenoista sekä Ohje työnantajan kustantaman koulutuksen verotuksesta.