Näin teet ensiluokkaisen matkalaskun!

Näin teet ensiluokkaisen matkalaskun!

Yrittäjällä yleensä on monta rautaa tulessa ja tuntuu, ettei aika tai mielenkiinto välttämättä riitä enää jokaisen omalla autolla ajetun kilometrin merkkaamiseen. Pienistä puroista kuitenkin syntyy suuri joki, joten olisi tärkeää muistaa aina työmatkan jälkeen tehdä matkalasku. 

Matkalaskun tekeminen koskee osakeyhtiössä toimivaa yrittäjää sekä avoimessa- tai kommandiittiyhtiössä toimivaa yhtiömiestä. Matkalaskun myös tekevät työntekijät, jos he joutuvat lähtemään työmatkalle. Toiminimiyrittäjä taas ei tee ns. matkalaskua, vaan vähentää työmatkoista koostuneet kulut verotuksessa, tosin ihan samoilla summilla kuin edellä mainitutkin.

Mikä on matkalasku?

Matkalasku on dokumentti, johon merkitään työmatkasta johtuneet kustannukset. Sen ulkonäöllä ei ole merkitystä tai lakisääteisiä vaatimuksia, mutta kuten kaikkien tositteiden kirjanpidossa, senkin pitää olla selkeä ja siitä täytyy käydä ilmi, mitä kuluja yritykseltä laskutetaan. 

Matkalaskun laatii ja sen oikeudellisuudesta vastaa työmatkalla ollut henkilö. Työntekijä toimittaa yleensä matkalaskun työnantajalle ja yrittäjä taas voi kiikuttaa matkalaskunsa suoraan kirjanpitäjälle. Jos yrittäjä tekee itse oman kirjanpitonsa, ei matkalaskua siinä tapauksessa tarvitse lähettää yhtään mihinkään, vaan yrittäjä voi kirjata sen suoraan kirjanpitoon.

Useimmiten matkalasku laaditaan vasta työmatkan jälkeen. Silloin kaikki kulut ovat varmasti jo tehty ja ne saadaan kerralla yhdelle laskulle. Jokaisesta työmatkasta ei ole pakko laatia omaa laskua. Jos työmatkoja on usein, voi niiden kuluja kerätä samalle laskulle ja tehdä matkalaskun vaikka kuukausittain. Toiminimiyrittäjät usein ilmoittavat kilometrit ja päivärahat kerran vuodessa, tilinpäätöksen yhteydessä. 

Mitä kuluja matkalaskulle?

Yleisimmin matkalaskusta löytyy matkasta aiheutuneet kilometrit sekä mahdolliset päivärahat. Kilometrikorvaus (2023) on 53 senttiä kilometriltä ja päiväraha (2023) yli 6h matkasta 22 euroa ja yli 10h matkasta 48 euroa. Matkalaskulle voi myös merkitä ateriakorvauksen (12 euroa), jos matkalla ollut ei saa päivärahaa. 

Matkalaskulla voi myös olla muita kuluja, jotka ovat aiheutuneet matkasta. Niitä voi esimerkiksii olla mahdolliset hotellimaksut, taksimaksut, parkkilipukkeet ja niin edelleen. Muista kuluista on aina oltava tosite, joka on liitettävä matkalaskun yhteyteen. 

Se, lisätäänkö muita kuluja matkalaskulle, riippuu siitä kuka kulut on maksanut. Jos kulut ovat maksettu työntekijän tai yrittäjän omasta taskusta, voi kulut lisätä matkalaskulle. Jos taas yritys on etukäteen kustantanut hotelliyön niin sitä ei enää matkalaskulle merkitä.

Miten matkalasku tehdään?

Matkalaskun ei tarvitse olla monimutkainen. Melkeinpä, mitä yksinkertaisempi se on, sen helpompi sitä on tulkita. Matkalaskun tekemiseen voi siis ihan hyvin käyttää Googe Sheetsiä tai ruutuvihkoa.

Matkalaskulta pitäisi selvitä seuraavat tiedot:

• Matkalaskun tekijä ja maksutiedot
• Päivämäärä
• Matkan tarkoitus
• Matkalla olleet
• Kulkuneuvo
• Ajoreitti
• Kilometrit (matkamittarin lähtö ja paluu lukemat)
• Lähtöaika
• Paluuaika
• Matkaan käytetty aika
• Muut kulut

SimplBooksissa matkalaskun tekeminen on tehty erittäin helpoksi. Ohjelmasta löydät kohdan matka- ja kululaskut, josta pystyt seuraamaan jo tehtyjä matkalaskuja tai luomaan uuden matkalaskun. Laskua tehdessä ohjelma automaattisesti laskee kilometrikorvaukset ja päivärahat syöttämäsi tietojen perusteella ja se on myös niin fiksu, että se osaa kilometrit ja päivärahat kirjata automaattisesti oikeille tileille. Muita kuluja syöttäessä joutuu niiden tilit valitsemaan itse, mutta muuten ei tarvitse paljoa kirjanpidon kirjausten kanssa pähkäillä. Sitten vaan, nappia painamalla, laskun saa maksettua suoraan ohjelmasta.

Kuka sen maksaa?

Melkein sanomattakin selvää, että matkalaskun maksaa yritys, kenen takia matka on tehty. Hyvin tavanomaista on, että matkalaskut maksetaan palkanmaksun yhteydessä. Kuitenkaan kaikissa tapauksissa rahoja ei tarvitse siirtää yhtään mihinkään. Matkalasku voidaan käsitellä vain pelkästään kirjanpidossa. 

Matkalaskut täytyy kuitenkin ilmoittaa aina tulorekisteriin maksupäivää seuraavan viiden päivän sisällä, jos ne sisältävät kilometrikorvauksia tai päivärahoja. Jos taas matkalaskulla on pelkästään muita kuluja, kuten hotelliöitä tai matkalippuja, ei ilmoitusta tarvitse tehdä. 

Matkalasku voidaan käsitellä vain kirjanpidossa. Se tarkoittaa, että matkasta tulleet kulut laitetaan tuloslaskelmaan pienentämään verotettavaa tulosta, mutta rahaa ei oikeasti siirretä yrityksen pankkitililtä mihinkään. Jos vaikka osakeyhtiön rahallinen tilanne on kehno, voi matkalasku jäädä osakkaan velkatilille odottelemaan parempaa rahatilannetta. Sitten, kun massia taas löytyy, voi osakas nostaa velan itselleen verovapaasti.

Matkalaskun tarkoitus

Matkalaskun tarkoitus, totta kai, on korvata matkasta aiheutuneet kulut matkan tekijälle. On myös hyvä huomioida, että matkalaskun kulut ovat täysin verovapaita. Eli niistä ei tarvitse maksaa minkäännäköisiä veroja. Jos matkoja tehdään, kannattaa niistä ennemmin ottaa rahat, kuin jättää ne ottamatta ja maksaa enemmän palkkaa. Jos ei näin tee, menettää taas ihan kirjaimellisesti rahaa.

Vieno Tonkka omistaa Viinilasi Oy:n, joka sijaitsee Ähtärissä. Hän käy joka kuukausi Turengissa lasitehtaalla palavereissa, suunnittelemassa uusia viinilaseja sekä keskustelemassa tuotannosta. Vieno tekee matkat omalla autollaan ja kilometrejä edestakaisesta matkasta syntyy 450. Kilometrikorvauksen ollessa 0,46 euroa, tekee se 207 euroa kuukaudessa. Vienon matkat myös kestävät yli 10h, joten päivärahat täytyy lisätä vielä kilometrikorvauksen päälle. Yhden reissun päiväraha on siis 45 euroa. Vieno on vähän höveli täti eikä viitsi matkalaskua tehdä, mitä sitä nyt omalta yritykseltä laskuttamaan. Kolikolla kuitenkin on aina kaksi puolta.

Vieno nostaa yrityksestä bruttopalkkaa 2500 euroa, joka verojen ja muiden kulujen jälkeen pienenee noin 1800 euroon. Jos Vieno laskuttaisi matkalaskun joka kuukausi, hän voisi pienentää brutto palkkansa määrää 2100 euroon, joka olisi nettona n. 1550 euroa. Tähän kun lisätään kuukauden matkalaskun verottomat korvaukset 250 euroa, saisi Vieno ihan täysin summan lapaseen vähemmällä veron maksulla.

Kun palkka pienenee, pienenee myös työnantajamaksut sekä muutkin palkasta vähennettävät kulut.

Matkalasku myös pienentää yrityksen verotettavaa tuloa. 

Vieno Tonkan matkakustannukset Turenkiin ovat vuodessa yhteensä 3000 euroa. Viinilasi Oy:n tilikauden tulos on 18 000 euroa, josta veroja maksetaan 20% eli 3600 euroa. Vieno päättää ryhdistäytyä ja ottaa itseään niskasta kiinni. Hän kaivaa kaikki tiedot koko vuoden matkoista ja tekee matkalaskun. Tilikauden tulos tippuu matkalaskun ansiosta 15 000 euroon. Tästä veroja maksetaan niin ikään 20%, mutta nyt se tekeekin vain 3000 euroa.

Matkalaskulla voi säästää niin yrittäjän kuin yrityksen rahoja, joten ne kannattaa ehdottomasti aina tehdä, kun siihen on oikeus. Tekemättömälle matkalaskulle on helppo keksiä tekosyitä, mutta senkin ajan voisi käyttää paremmin, kuten esimerkiksi matkalaskun tekemiseen.