Moni yrittäjä yllättyy, kun maksaa ensimmäisen kerran palkkaa työntekijälle. Palkanmaksu ei tarkoitakaan vain sitä, että työntekijälle maksetaan palkkalaskelman mukainen nettosumma, vaan palkanmaksuun liittyy myös muita myöhemmin maksettavia maksuja sekä useita kirjanpidon kirjauksia.

Miksi palkanmaksussa on niin monta osaa?

Palkanmaksua voidaan tarkastella kolmesta eri näkökulmasta; työntekijän, työnantajan sekä verottajan. Työntekijän näkökulmasta on tärkeintä, että tilille kilahtaa palkkalaskelman mukainen nettosumma oikeana päivänä. Työnantajan näkökulma taas on hieman laajempi, sillä hänen täytyy hoitaa nettosumma työntekijälle palkkapäivänä sekä huolehtia ennakonpidätys sekä muut työnantajan sivukulut maksuun oikeina päivinä. Verottaja taas puolestaan odottelee saataviaan viimeistään eräpäivänä.

Palkasta verottajalle menevät osuudet ovat ennakonpidätys sekä sairausvakuutusmaksu, jotka on maksettava Verohallinnon pankkitilille viimeistään palkanmaksukuukautta seuraavan kuukauden 12. päivä. Eli, jos palkanmaksupäivä on tammikuussa, täytyy palkasta peritty ennakonpidätys sekä sava-maksu tilittää verottajalle helmikuun 12 päivään mennessä. Jos 12.päivä osuu viikonlopulle tai pyhäpäivälle, maksun voi suorittaa seuraavana arkipäivänä ilman viivästyskorkoa.

Paljon ennakonpidätys on?

Ennakonpidätyksen määrä on henkilökohtainen. Jokaisella on oma veroprosentti, jonka perusteella ennakonpidätyksen määrä lasketaan. Veroprosentin suuruuteen vaikuttaa mm.  työntekijän vuositulojen määrä, kotikunta, kirkon jäsenyys sekä alaikäisten elätettävien määrä.  Oman veroprosentin suuruutta voi helposti arvioida helposti Verohallinnon veroprosenttilaskurilla. Vähimmäiset tiedot, joita prosentin arvioimiseen tarvitaan ovat verovuosi, kotikunta, seurakuntaan kuuluminen, syntymä vuosi sekä paljonko palkkaa on saatu vuoden alusta, paljonko palkan ennakonpidätykset ovat sekä arvio palkan määrästä koko vuonna.

Miten ennakonpidätys maksetaan?

Työnantaja pidättää työntekijän palkasta työntekijän verokortin mukaisen ennakonpidätyksen ja tilittää sen Verohallinnolle. On hyvä muistaa, että yritys ei periaatteessa maksa erikseen työntekijän ennakonpidätystä, vaan se on osa työntekijän ansaitsemasta palkasta, jonka vain työnantaja maksaa työntekijän sijaan verottajalle.

Ennakonpidätys maksetaan joko OmaVero-palvelussa, oman verkkopankin kautta tai taloushallintojärjestelmän kautta. Mikä yritykselle vain on helpoin tapa.  On tärkeä muistaa, että jos maksun suorittaa verkkopankin tai taloushallinto-ohjelman kautta, pitää tili- ja viitenumeron olla varmasti oikeat.

Mikä sava?

Työnantajan maksama sairausvakuutusmaksu on maksu, jolla katetaan sairausvakuutusjärjestelmän kuluja kuten sairauspäivä-, kuntoutus- ja vanhempainrahoja. Savamaksu on prosenttiperusteinen ja prosentti päivittyy vuosittain. Vuonna 2026 se on 1,91%. Sava lasketaan maksetun palkan perusteella ja työnantajan tehtävä on tilittää se Verohallinnolle samalla ennakonpidätysten kanssa. Sava on kokonaan työnantajan vastuulla, eikä sitä vähennetä työntekijän palkasta. Kirjanpidossa se käsitellään yrityksen kuluna ja kirjataan samalla taseen velkatilille. Kun sava maksetaan, kirjataan se pois veloista.

Mistä verottaja tietää paljonko ennakonpidätystä ja sava-maksua on maksettava?

Kun palkkoja maksetaan, työnantajan tai palkanlaskijan pitää ilmoittaa palkkatiedot tulorekisteriin, josta verottaja saa tiedon maksettavista ennakonpidätyksistä ja sava-maksuista. Tulorekisteri ilmoituksen voi tehdä suoraan tulorekisterissä tai mahdollisuuksien mukaan lähettää suoraan taloushallinnon ohjelmasta.

Jokaisen työntekijän palkka ilmoitetaan erikseen palkkatietoilmoituksella, josta verottaja näkee suoraan paljonko ennakonpidätystä kuuluu maksaa. Ilmoitus on annettava viiden päivän kuluessa maksupäivästä.

Palkkatietoilmoituksen lisäksi tulorekisteriin on annettava myös työnantajan erillisilmoitus, jonka perusteella verottaja tietää paljonko sairausvakuutusmaksua pitää maksaa.  Ilmoitus on annettava palkanmaksukuukautta seuraavan kuukauden viidenteen päivään mennessä – eli lokakuussa maksetuista palkoista pitää ilmoittaa marraskuun viidenteen päivään mennessä. Jos yritys on säännöllinen työnantaja, eli kuuluu työnantajarekisteriin, täytyy erillisilmoitus muistaa antaa joka kuukausi, vaikka palkkoja ei olisikaan maksettu.

Esimerkki palkan kirjanpidon kirjauksista

Työntekijän bruttopalkka on 3000 euroa kuukaudessa ja palkanmaksupäivä on kuun viimeinen. Työntekijän ennakonpidätysprosentti on 18. Oikeassa elämässä huomioon täytyisi ottaa myös muut mahdolliset  palkansivukulut (kuten esim. tyel ja työttömyysvakuutus), mutta tässä esimerkissä niitä ei huomioida.

Palkan laskeminen 20.10.

Brutto 3000 € – Ennakonpidätys 540€ = Netto 2460 €

💡 Työnantajan täytyy huomioida myös sairausvakuutusmaksu, joka on 1,91% bruttopalkasta, eli 56,10€.

Palkkakirjaus 20.10.

• DEBET:
  • Bruttopalkka- (5000) Palkat
  • Savan osuus –  (6300) Sairausvakuutusmaksu
• KREDIT
  • Ennakonpidätyksen osuus – (2921) Ennakonpidätysvelka
  • Savan osuus –  (2923) Sairausvakuutusvelka
  • Nettopalkka – (2961) Palkkavelka

Palkan maksaminen  30.10.

Palkka on hyvä laittaa maksuun vähintään päivää ennen virallista palkanmaksupäivää, jotta palkka on varmasti työntekijän käytettävissä palkkapäivänä.
Yritys maksaa palkan yrityksen pankkitililtä.

• DEBET:
  • Nettopalkka – (2961) Palkkavelka
• KREDIT
  • Nettopalkka – (1910) Pankkitili

Ennakonpidätyksen ja savamaksun maksaminen 12.11.

• DEBET:
  • Ennakonpidätyksen osuus – (2921) Ennakonpidätysvelka
  • Savan osuus –  (2923) Sairausvakuutusvelka
• KREDIT
  • Ennakonpidätyksen ja savan osuus – (1910) Pankkitili

💡 Ennakonpidätys velka on tärkeää kirjata aina taseen velkatilille. Jos sen kirjaisi esimerkiksi palkkakuluksi, olisi se tuplana kuluissa, sillä sisältyy palkan bruttosummaan. Velkatilien kautta on myös helppo seurata, onko ennakonpidätykset maksettu. Jos velkatilillä on saldoa, on siellä maksamattomia pidätyksiä.

Lyhyt vastaus kysymykseen, miten ennakonpidätys maksetaan on: palkanmaksupäivästä seuraavan kuun 12 päivään mennessä OmaVerosta löytyvillä tili- ja viitenumeroilla. On myös hyvä tietää, että jos palkansaaja ei esitä verokorttia, palkasta täytyy pidättää ennakonpidätystä 60%:n mukaan.