Jokaisen yrittäjän on hyvä ymmärtää kirjanpidon ja liiketoiminnan perusteet, vaikka kirjanpito välillä tuntuisikin hankalalta. Osaaminen kehittyy tekemällä ja osalla yrittäjistä sitä on paljon jo valmiiksi, jolloin etenkin toiminimen tai pienen osakeyhtiön kirjanpito voi olla järkevää ja taloudellisestikin kannattavaa hoitaa joko kokonaan tai ainakin osittain itse. Nykyään tarjolla on runsaasti helppokäyttöisiä kirjanpito-ohjelmia, joiden avulla tekeminen onnistuu ilman syvää taloushallinnon koulutusta. Kirjanpitoa tekemällä ymmärrät paremmin yrityksesi rahavirtoja, näet tilanteen reaaliajassa ja opit tekemään parempia päätöksiä liiketoiminnassasi. Nyt on hyvä hetki pysähtyä miettimään kannattaisiko toiminimen tai osakeyhtiön kirjanpito tehdä itse – edes osittain?

Kirjanpidon kustannukset

Yksi suurimmista eduista kirjanpidon tekemisessä itse on selkeä kustannussäästö. Kun palkkaat ulkopuolisen ammattilaisen, maksat aina hänen työajastaan, mutta jos hoidat kirjanpidon itse, nämä kustannukset jäävät pois ja voit käyttää säästyneet rahat esimerkiksi yrityksen kasvattamiseen, markkinointiin tai puskurirahastoon. Säästäminen on kuitenkin järkevää vain silloin, kun säästö on oikeasti säästöä. Laadukas kirjanpitäjä veloittaa yleensä työtunnista arvonlisäverottomana sadan euron luokkaa tai vaihtoehtoisesti kiinteän kuukausihinnan. Mutta, riippumatta laskutustavasta tai summasta, tekemällä kirjanpidon itse pystyt ainakin säästämään nämä kulut. Kunhan vain kirjanpito tulee tehtyä oikein. Huonossa tapauksessa huolimattomasti tehty kirjanpito voi tulla maksamaan enemmän kuin kirjanpitäjässä säästetty summa. Säästöä miettiessä kannattaa siis aina olla realistinen. Jos toiminimen tai pienen osakeyhtiön kirjanpito on pienimuotoista ja hyvin simppeliä, kirjanpidon tekeminen itse voi olla erittäin kannattavaa. Mutta, jos liiketoiminta kasvaa, tapahtumia on paljon tai jos toiminta sisältää paljon kirjanpidollisia tai verotuksellisia erityispiirteitä, vois olla fiksumpaa ja kustannustehokkaampaa ulkoistaa työ. Siinä tapauksessa säästät omaa aikaasi ja voit keskittyä siihen, mikä vie yritystäsi eteenpäin.

Parempi käsitys omasta liiketoiminnasta

Kun teet kirjanpitoa itse, saat syvällisemmän käsityksen yrityksesi taloudesta. Näet tarkasti, mihin rahasi menevät ja mistä ne tulevat, mikä voi auttaa sinua tunnistamaan kustannussäästöjen mahdollisuuksia ja tekemään parempia strategisia päätöksiä liiketoimintasi parantamiseksi. Kirjanpidon tekeminen antaa sinulle täyden kontrollin taloudellisista tiedoistasi ja tukee syvällisempää ymmärtämistä. Et myöskään ole jatkuvasti riippuvainen ulkopuolisista ammattilaisista, vaan voit tehdä muutoksia tai päivityksiä tarpeen mukaan milloin tahansa. Lisäksi voit suunnitella kirjanpitosi tarpeidesi mukaan, jolloin saat juuri sellaista tietoa kuin tarvitset liiketoiminnan menestyksekkääseen johtamiseen.

Itse tehty kirjanpito myös opettaa. Vaikka se saattaa aluksi tuntua haastavalta, voit oppia paljon liiketoiminnan taloudellisista näkökulmista, verotuksesta ja kirjanpidon perusteista tekemällä sitä itse. Numeroista näkyy suoraan tehdyn työn määrä ja omien rahojen laskeminen on monen mielestä mukavaa. Tämä tieto voi olla hyödyllistä myös tulevaisuudessa, oli sitten kyse omasta yrityksestäsi tai työskentelystä muiden kanssa.

Jos kirjanpito on ulkoistettu, hyvä kommunikaatio kirjanpitäjän kanssa on tärkeää. Riittämätön tiedonvaihto voi pahimmassa tapauksessa johtaa verohyötyjen käyttämättä jättämiseen tai yllättäviin maksuihin juuri silloin, kun kassa ammottaa tyhjyyttään. Sama pätee, jos hoidat kirjanpidon itse, mutta et ota asioista riittävästi selvää. Oma aktiivisuus on avainasemassa, jotta talous pysyy hallinnassa ja päätöksen perustuvat tietoon!

Teknologian ja osittaisen avun hyödyntäminen

Kirjanpito ei nykyisin vaadi valtavaa mappivarastoa, vaan kaikki hoituu sähköisesti. On olemassa monia helppokäyttöisiä kirjanpito-ohjelmistoja, jotka voivat tehdä kirjanpidon tekemisestä sujuvampaa. Nämä ohjelmistot voivat automatisoida monia rutiinitehtäviä, kuten laskujen lähettämisen ja maksujen seurannan, säästäen sinulta aikaa ja vaivaa.

Kirjanpitäjän apua voi hyödyntää myös osittain. Yrittäjän ja kirjanpitäjän yhteistyö on nykyään helpompaa, koska markkinoilla on useita verkkopohjaisia kirjanpito-ohjelmia, joissa kirjanpitoa voi tehdä useampi käyttäjä samanaikaisesti. Sähköinen kirjanpito-ohjelma mahdollistaa myös sen, ettei yrittäjän tarvitse toimittaa papereita kirjanpitäjälle, vaan aineisto on jo valmiiksi sähköisessä muodossa kirjanpitäjän saatavilla. Yrittäjä ja kirjanpitäjä voivat myös keskenään sopia, mitä aihealueita yrittäjä hoitaa ja mitkä jäävät kirjanpitäjän vastuulle. Esimerkiksi yrittäjä voi tehdä juoksevan kirjanpidon ja kausiveroilmoitukset, kirjanpitäjä taas tilinpäätöksen ja vuosittaisen veroilmoituksen. Silloin kirjanpitäjä osaa antaa myös neuvoja, miten juoksevan kirjanpidon saa mahdollisimman helposti tehtyä. On olemassa monta erilaista mallia, miten yrittäjä ja kirjanpitäjä hoitavat kirjanpitoa yhdessä.

Kenelle kirjanpidon tekeminen itse voisi sopia?

Toiminimen tai pienen osakeyhtiön kirjanpito voi olla järkevää tehdä itse, jos yrittäjällä on hyvä pohjaymmärrys ja kiinnostusta kirjanpidon sekä verotuksellisten asioiden omaksumiseen. Vaikka peruskirjanpidon tekeminen on helppoa, täytyy silti aiheeseen jaksaa perehtyä. Sen lisäksi numeroiden kanssa on hyvä tulla toimeen. Todellisuudessa kuitenkin kirjanpidon saa hyvin tehtyä, jos osaa plussata ja miinustaa sekä tuntee prosenttilaskun. Kirjanpito-ohjelma hoitaa laskemisen, mutta kirjanpitoa tekevän täytyy ymmärtää, mitä tekee ja mistä summat tulevat. Myös järjestelmällisyys ja tarkkuus helpottavat kirjanpitoa. Nykyään löytyy useita sähköisiä kirjanpito-ohjelmia, joissa aineistoa säilytetään verkossa. Se auttaa tositteiden järjestämisessä, eikä ohjelman käyttäjän tarvitse välttämättä tehdä muuta kuin lisätä kuitti kirjanpitotapahtuman liitteeksi taloushallinto-ohjelmaan.

Kirjoista ja netistä löytyy paljon tietoja, joista voit oppia kirjanpidon tekemistä. Itse kirjanpito-ohjelman käytön opettelua tukevat helppokäyttöiset ohjelmat ja saatavilla olevat ohjeet sekä tietenkin käyttäjätuki.

Kannattaako kirjanpito tehdä itse?

Vaikka suosittelemmekin lähtemään rohkeasti kirjanpidon pariin, kannattaa muistaa, että jos mitään pohjatietoa tai kiinnostusta kirjanpitoon ei ole, se yleensä kannattaa vähintään osittain ulkoistaa. Muista siis tarpeen tullen kääntyä ulkopuolisen avun puoleen mieluummin liian aikaisin kuin liian myöhään. Mikäli kirjanpitoa tekee itse vailla ymmärrystä, voi jälkikäteen joutua maksamaan kalliit oppirahat. Mutta, jos taas ulkoistat oman kirjanpitosi täysin, kannattaa silti olla perillä siitä mitä yrityksen taloudessa tapahtuu, sillä yrittäjä itse on aina viimekädessä vastuussa oman yrityksensä toiminnasta! Kirjanpidon tekemiseksi kannattaa matalalla kynnyksellä käyttää kirjanpitäjän apua. Esimerkiksi yrittäjän palkan laskeminen itse on helppoa, mutta jos yrityksessä on ulkopuolisia työntekijöitä, palkanlaskennan ulkoistaminen voi olla parempi vaihtoehto. Työntekijöiden palkanlaskentaan liittyy paljon lainsäädäntöä. Lisäksi jos yrityksesi toiminta on laajaa ja voittoakin kertyy reilusti, tilitoimisto voi olla järkevämpi vaihtoehto. Isompi yritys vaatii usein jo laajempaa taloushallinnon ja verotuksen tuntemusta. Joka tapauksessa ota selvää asioista silloinkin kun kirjanpito on ulkoistettu. Yrittäjän on aina hyvä ymmärtää perusteita, kuten esimerkiksi tuloslaskelman ja taseen lukemista. Talousasioiden ymmärtämisestä on aina hyötyä yritystoiminnan pyörittämisessä.

Mihin tahansa ratkaisuun päädytkin, on hyvä tietää, että mitä enemmän yrittäjä on perillä omasta yritystoiminnastaan, sitä paremmin hän pystyy tekemään perusteltuja ratkaisuja. Kirjanpidon suhteen on olemassa monia vaihtoehtoja, esimerkiksi yrittäjä voi itse huolehtia päivittäisestä kirjanpidosta ja ulkoistaa tilinpäätöksen tekemisen. Kirjanpidon voi myös ulkoistaa kokonaan ja yrittäjä voi silti olla aktiivinen kirjanpito-ohjelman käyttäjä ja seurata omaa kirjanpitoaan tavoitteena ymmärtää sitä jatkuvasti yhä paremmin.