Yrittäjyys on välillä melkoista showta. Yhtenä hetkenä myyt, seuraavana kehität palvelua, ja kolmantena… no, teet kirjanpitoa, maksat laskuja ja yrität muistaa, menikö alv-päivä jo vai ei. Valitettava totuus on, että pakolliset hommat eivät katoa mihinkään, mutta hyvä uutinen: niiden ei tarvitse syödä kaikkea aikaa. Tai hermoja. Tässä sinulle käytännönläheisiä vinkkejä siihen, miten ajanhallinta parantuu, säästät aikaa arjen pakollisissa pahoissa ja ehkä jopa voit tehdä niistä vähän vähemmän pahoja.

1. Automatisoi kaikki mahdollinen

Jos teet samaa asiaa useammin kuin kerran, se kannattaa automatisoida. Tämä on yksi tärkeimmistä keinoista parantaa yrittäjän ajanhallintaa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että jos maksat samoja laskuja toistuvasti, tee niistä suoraveloitukset. Tai jos lähetät toistuvasti samoja laskuja asiakkaille, laita ne menemään automaattisesti. Jos yrityksen someen tulee vain muutamia viestejä silloin tällöin, laita automaattivastaus, jossa pyydät ottamaan yhteyttä puhelimitse.

Jokainen klikkaus vie aikaa, ja vaikka yksi klikkaus on mitätön, tulee useasta pienestä klikkauksesta ajan kuluessa sekunteja, minuutteja ja jopa tunteja.

2. Tee kerran hyvin, älä kymmenen kertaa sinne päin

Moni yrittäjä koittaa tehdä useaa asiaa kerralla ja usein se ”teen nyt nopeasti” johtaa siihen, että samaa asiaa palataan myöhemmin korjaamaan. Ja pahimmillaan tämä toistuu useamman kerran.

Klassisia esimerkkejä:

• Täytän nyt vain pakolliset asiakkaan tiedot → Palaa myöhemmin lisäämään loput.
• Kirjaan nämä tositteet nyt vain johonkin → Palaa myöhemmin selvittelemään ja tekemään kirjaukset oikein.
• En kuvaa tätä kuittia heti, vaan laitan tänne auton hanskalokeroon → Palaa etsimään kuitti.

Kun käytät hetken siihen, että teet asiat kunnolla, niitä ei tarvitse myöhäisemmässä vaiheessa tulla korjailemaan ja saat ne ruksattua valmiiksi. Se ei tunnu nopealta siinä hetkessä, mutta pitkällä aikavälillä se säästää valtavasti aikaa.

3. Yhdistä työkalut – älä pompi järjestelmästä toiseen

Yksi suuri aikasyöppö on siirtyminen sekä tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen. Jos laskutus hoidetaan yhdessä paikassa, kirjanpito toisessa, palkanlaskenta vielä kolmannessa ja tietoja siirrellään manuaalisesti ohjelmien välillä, on se sanomattakin hidasta. Sama pätee myös sähköposteihin. Jos yrityksen laskuja tulee useampaan eri sähköpostiin, vie niiden löytäminen aikaa sekä niitä on vaikea hallinnoida.

Kun yhdistät mahdollisimman monta toimintoa yhteen paikkaa, säästät aikaa joka ikinen päivä ja ajanhallinta tehostuu.

4. Älä jätä asioita roikkumaan

Pakolliset tehtävät muuttuvat stressaaviksi silloin, kun ne jäävät roikkumaan muistin varaan. Ratkaisu on siihen yllättävän yksinkertainen: varaa asioille aika. Voit esimerkiksi merkitä maanantaille 30 min aikaa laskujen maksuun, kuun loppuun tunnin kirjanpidon hoitamiseen ja torstai iltapäivälle pieni hetki sähköposteihin vastaamiseen. Hyvä ajanhallinta on sitä, että tehtäville on oma paikka kalenterissa, niin ne eivät kasaannu tai unohdu eivätkä myöskään kuormita koko ajan taustalla.

5. Tee asioita silloin kun odotat

Yrittäjän arki on täynnä pieniä odotushetkiä. Odotat palaverin alkua, istut junassa tai odotat, että kahvi tippuu. Näissä hetkissä ehtii halutessaan yllättävän paljon. Odotellessa voit ihan hyvin hyväksyä ostolaskuja, tehdä sosiaalisen median postauksen, kuvata kuitin tai soittaa puhelun.

6. Pidä prosessit yksinkertaisina

Moni yrittäjä rakentaa itselleen turhan monimutkaisia tapoja tehdä asioita. Esimerkiksi liian monta vaihetta laskutuksessa, omat erilliset excelit tilauksista vain varmuuden vuoksi tai joku muu oma systeemi, jota kukaan muu ei ymmärrä. Lähtökohtaisesti yksinkertaisempi voittaa aina, joten kysy itseltäsi voiko jonkin asian tehdä vähemmillä vaiheilla. Jos vastaus on kyllä, muutos kannattaa tehdä.

7. Älä tee kaikkea itse (oikeasti)

Tämä on ehkä se vaikein kohta monelle yrittäjälle. Kaikkea ei tarvitse, eikä välttämättä edes kannata, tehdä itse. Voit säästää aikaa esimerkiksi ulkoistamalla kirjanpidon, käyttämällä asiantuntijaa tai hyödyntämällä valmiita ratkaisuja. Ajansäästö ei aina tarkoita asioiden tekemistä nopeammin, vaan se voi myös tarkoittaa ettei tee niitä ollenkaan!

8. Bonus: hyväksy, että kaikkea ei tarvitse optimoida täydelliseksi 

Täydellisyyden tavoittelu on huono ajansäästöstrategia. Joskus riittää, että asioita saa vain tehtyä ja homma toimii. Kaiken ei tarvitse olla aina viimeisen päälle hiottua. Riittävän hyvä tänään voittaa ensi viikon täydellisen.

Pakolliset hommat eivät katoa yrittäjän arjesta, mutta niiden ei tarvitse viedä kaikkea aikaa. Kun automatisoit, yksinkertaistat ja aikataulutat arjen pakollisia, ajanhallinta helpottuu ja saat enemmän aikaa siihen, mikä oikeasti vie yritystä eteenpäin.