SimplBooksin AI-avustaja on saanut merkittävän päivityksen. Aiemmin se auttoi vastaamaan ohjelmiston käyttöä koskeviin kysymyksiin, analysoimaan yrityksen tietoja, laatimaan yhteenvetoja ja tunnistamaan mahdollisia virheitä, mutta nyt AI-avustaja pystyy myös hoitamaan konkreettisia kirjanpidon tehtäviä puolestasi! AI-avustaja voi luoda myynti- ja ostolaskuja sekä tarjouksia. Lisäksi se osaa käsitellä ladattuja ostolaskuja ja kuitteja sekä kirjata lähteviä ja saapuvia maksuja.

Myyntilasku syntyy kertomalla, mitä tarvitset

Myyntilaskua luodessa jokaista kenttää ei enää tarvitse täyttää erikseen. Voit yksinkertaisesti kertoa AI-avustajalle, kenelle lasku tehdään, mikä laskutettava summa on ja mistä laskutetaan.

Voit kirjoittaa esimerkiksi:

”Luo Nordic Oy:lle 1 200 euron myyntilasku konsultointipalveluista.”

AI-avustaja käyttää antamiasi tietoja ja luo niiden perusteella myyntilaskun suoraan SimplBooksiin. Jos jotain olennaista puuttuu, se kysyy sinulta lisätietoja.

Voit myös luoda useita laskuja saman keskustelun aikana. Näin esimerkiksi toistuvien tai samankaltaisten laskujen tekeminen käy huomattavasti nopeammin. Sinun tarvitsee lopuksi vain tarkistaa ja vahvistaa luodut laskut.

Ostolaskun tiedot suoraan kuitista tai laskusta

Myös ostolaskujen tekemiseen on nyt pari helppoa tapaa. Voit kertoa AI-avustajalle toimittajan nimen, ostoksen tiedot, summan ja muut tarvittavat tiedot, jolloin se valmistelee ostolaskun puiolestasi

Esimerkiksi:

”Luo Konttoritarvikkeet Oy:n ostolasku. Laskun summa on 248 euroa ja ostos koskee toimistotarvikkeita.”

Vielä helpommalla pääset, jos sinulla on lasku tai kuitti valmiina tiedostona. Lataa se chattiin, ja AI-avustaja poimii dokumentista tarvittavat tiedot, kuten toimittajan, päivämäärän, summan ja arvonlisäveron. Niiden pohjalta se luo ostolaskun. Myös tavallisen kauppakuitin voi antaa assistentin käsiteltäväksi.

Jos toimittajaa ei löydy SimplBooksin rekisteristä, sitä ei tarvitse lisätä erikseen etukäteen. AI-avustaja tunnistaa toimittajan tiedot dokumentista, luo uuden toimittajan ja tallentaa sen rekisteriin.

Alkuperäinen lasku tai kuitti liitetään ostolaskuun, joten tosite pysyy tallessa siellä, missä sen kuuluukin. Sinulle jää tehtäväksi tarkistaa tiedot ja korjata niitä tarvittaessa ennen vahvistamista.

Tarjouksenkin voi tehdä chatissa

Laskujen lisäksi AI-avustaja osaa nyt luoda tarjouksia ja kirjanpidon kirjauksia. Kun haluat tehdä tarjouksen, kerro chatissa, kenelle tarjous tehdään, mitä tuotteita tai palveluita siihen kuuluu sekä niiden hinnat ja määrät. Avustaja valmistelee tarjouksen antamiesi tietojen perusteella ja kysyy tarvittaessa puuttuvat tiedot.

Esimerkiksi:

”Luo Asiakasyritys Oy:lle tarjous verkkosivujen ylläpitopalvelusta. Kuukausihinta on ensimmäisten kolmen kuukauden ajan 150 euroa ja sen jälkeen 200 euroa kuukaudessa.”

Avustaja valmistelee tarjouksen antamiesi tietojen pohjalta. Jos jotain puuttuu, se kysyy tarkennusta ja tämän jälkeen voit tarkistaa tiedot ja lähettää tarjouksen asiakkaalle.

AI auttaa, sinä tarkistat

AI-avustajan tarkoitus ei ole viedä kirjanpitoa kokonaan pois käsistäsi, vaan pikemminkin se hoitaa niitä pieniä ja toistuvia työvaiheita, joihin muuten kuluu yllättävän paljon aikaa. AI-avustaja auttaa, mutta lopullinen päätösvalta säilyy sinulla.

Ennen laskun, tarjouksen tai muun dokumentin vahvistamista suosittelemme aina tarkistamaan, että esimerkiksi liikekumppanin tiedot, summat, päivämäärät, arvonlisävero ja muut olennaiset tiedot ovat oikein. Jos jokin tieto puuttuu tai kaipaa korjausta, voit pyytää AI-avustajaa muuttamaan sitä tai tehdä muutoksen itse.

Näin otat AI-assistentin käyttöön

Jos AI-avustaja ei vielä ole käytössä SimplBooks-tililläsi, saat sen aktivoitua muutamalla klikkauksella:

1. Kirjaudu SimplBooks-tilillesi.
2. Valitse ylävalikosta Asetukset.
3. Avaa Integraatiot.
4. Etsi listalta AI-avustaja ja valitse Aktivoi.
5. Tämän jälkeen voit avata chatin SimplBooksin oikeasta alareunasta ja ryhtyä käyttämään avustajaa. Voit kysyä siltä neuvoa, antaa sille tehtäviä tai ladata käsiteltäväksi ostolaskuja ja kuitteja.

➝ Tarkemmat käyttöohjeet AI-avustajan aktivointiin löydät täältä.

💡 Kun otat AI-avustajan käyttöön ensimmäistä kertaa, saat 30 päivän ilmaisen kokeilujakson. Jos et poista integraatiota kokeilujakson aikana, palvelu jatkuu automaattisesti kokeilujakson jälkeen voimassa olevan hinnaston mukaisesti.

AI-avustajan idea on lopulta varsin arkinen: vähemmän tietojen naputtelua ja enemmän aikaa muuhun. Kokeile vaikka seuraavan laskun kohdalla, kuinka paljon työtä voit jättää avustajan hoidettavaksi.

Lue myös: SimplBooksin AI-avustaja – Älykäs apuri kirjanpitoon