Tervetuloa käyttämään SimplBooksia

Mahtavaa, että olet löytänyt ohjelmamme pariin. SimplBooks on helppokäyttöinen kirjanpito-ohjelma yrittäjille ja tilitoimistoille. SimplBooksin käyttö onnistuu millä tahansa laitteella, jossa on nettiyhteys. Tässä ohjeessa opastamme sinut alkuun SimplBooksin kanssa.

Löydät laajan kattauksen ohjeita tukisivustoltamme https://support.simplbooks.fi/ sekä blogistamme https://www.simplbooks.fi/blogi/ . Lisäksi asiakastuki palvelee sinua ma-pe klo 9-15. Voit olla yhteydessä s-postilla info@simplbooks.fi tai puhelimitse 040 024 0458. Puheluista veloitetaan normaalin puhelinmaksun verran.

TYÖSKENTELYN ALOITTAMINEN

Työskentelyn aloittaminen SimplBooksilla onnistuu helpoiten noudattamalla näitä käyttöönotto-ohjeita. Kun alkuasetukset on tehty oikein, työskentely ohjelman kanssa sujuu jatkossa nopeammin ja luotettavammin.

Oman käyttäjätilin aktivoinnin jälkeen voit luoda oman käyttöympäristön yritykselle, sekä valita sopivan paketin. Tietoja eri paketeista löydät täältä. Paketin vaihto onnistuu myös myöhemminkin. Tarjoamme aina 30 päivän maksuttoman kokeilujakson uusille ympäristöille. Täyttämällä kokeilun aikana laskutustiedot ohjelmaan lähetämme 30 päivän jälkeen laskun seuraavasta jaksosta automaattisesti, eikä jatkosta tarvitse erikseen ilmoittaa. Mikäli laskutustiedot jättää täyttämättä, kokeilun jälkeen tilaus päättyy automaattisesti.

Käyttöympäristön luomisen yhteydessä sinun tulee syöttää yrityksen nimi, Y-tunnus ja valita yhtiömuoto. Yhtiömuoto määrittelee tilikartan, jota yritys käyttää kirjanpidossaan eikä sitä voi vaihtaa myöhemmin. Kaikki oletustilikarttamme ovat liikekirjurin tilikarttaa suppeammat, mutta tilikarttoja voi muokata vapaasti ja tilien lisääminen onnistuu helposti myöhemmin kohdassa Kirjanpito – Tilit > Uusi tili.

ALKUASETUKSET

Kun ympäristö on luotu SimplBooksissa on ohjattu alkuasetus prosessi, joka kannattaa käydä huolella läpi. Suosittelemme aina lähtemään liikkeelle alkuasetuksista. Mikäli sinulla on kiire päästä tekemään kuukausikirjanpitoa – käy asetukset silti läpi ja tarvittaessa täydennä tietoja myöhemmin. Esimerkiksi jos kyseessä on jo aiemmin olemassa ollut yritys ja alkusaldoja on paljon, voidaan ne käydä viimeistelemässä myöhemmin.

• Tarkista yrityksen tiedot (Lisää yrityksen tiedot ja samalla voit myös valita jos yritys ei ole alv velvollinen)
• Tarkista kirjanpidon asetukset (Tilikauden alku, automaattisen kirj. alkaen ja kirj. Lukittu saakka –  Esimerkiksi, jos tammikuun kirjanpito on valmis voit lisätä tähän kohtaan 30.1.2025, jolloin ei ohjelma anna tehdä muutoksia ennen helmikuuta 2025. Voit muuttaa tätä päivää aina saatuasi uuden kauden valmiiksi tai jos sinun pitää tehdä muutoksia aiempiin tietoihin.., valitse kirjanpitoperuste, eli suorite- tai maksuperusteinen kirjanpito, sen mukaan minkä olet yritystoiminnan aloittamisen yhteydessä valinnut. Jos olet arvonlisäverovelvollinen voi määrittää alv-kauden.)
• Lisää alkusaldot (Lyhyt kuvaus mitä tarkoittaa ja miten voi muokata jälkikäteen & tallenna välissä jottei katoa! + Alkusaldo ohje)
• Lisää pankkitili (Muista lisätä kirjanpitotili pankkitilille ja mikä on oletustili)
• Lopuksi aktivoi haluamasi integraatiot, esimerkiksi verkkolaskutus Apix, pankkiyhteys Aiia ja arvonlisävero integraatio Vero API.

KIRJANPIDON TEKEMINEN

Tästä osiosta löydät ohjeet kuukausittaisen kirjanpidon tekemiseen. Ennen kirjanpidon aloittamista suosittelemme käymään läpi alkuasetusten prosessin.

Kulujen ja tulojen kirjaaminen

Kun alkuasetukset on tehty ja halutut tiedot lisätty ohjelmaan voit lähteä tekemään laskuja ja kuukausi kirjanpitoa, eli lisäämään kuluja ja tuloja. SimplBooksiin voidaan lisätä kuluja ja tuloja kahdella eri tavalla tai käyttämällä molempia tapoja eri tilanteissa. Voit lisätä tapahtumia joko laskuina tai kirjanpidon kirjauksina. Tavasta riippumatta suosittelemme, että saman tyyppisten tapahtumien lisääminen tehdään aina samalla menetelmällä, sillä se selkeyttää kirjanpitoa ja myöhempää tarkastelua.

1. Tapahtumia voidaan lisätä käyttämällä myynti- ja ostolaskuja, jolloin ohjelma hoitaa automaattisesti kirjaukset myös myyntisaamisiin ja ostovelkoihin. Aina kun käytetään laskuja, niin silloin myyntilaskuihin liitetään suorituksia ja ostolaskuihin liitetään maksuja, jolloin saadaan myös maksutapahtumat kirjanpitoon.

2. Toinen vaihtoehto on lisätä tapahtumia kirjanpidon kirjauksina kohdassa Kirjanpito – Kirjaukset > Uusi kirjaus. Kirjaukset ovat yksinkertainen ja helppo tapa lisätä tapahtumia esimerkiksi pienimuotoista toiminimeä pyörittävän yrittäjän kohdalla.

→ Miten teen uuden myyntilaskun?
→ Miten teen ostolaskun?
→ Kuinka lisään kirjanpidon kirjauksen?

Oletuskirjaukset

Mikäli käytät kirjanpidon kirjauksia ja sinulle muodostuu usein samankaltaisia kuluja tai tuloja, suosittelemme hyödyntämään oletuskirjauksia. Voit etukäteen määrittää kirjauksen tietynlaiselle tapahtumalle ja tämä nopeuttaa jatkossa kirjauksen tekemistä. Oletuskirjauksia pääset tekemään kohdassa Asetukset – Ympäristöasetukset > oletuskirjaukset.

→ Kuinka teen oletuskirjauksen?

Laskujen lähetys ja vastaanotto

SimplBooksista voit lähettää myyntilaskuja sähköpostilla ilman lisäveloitusta. Laskujen lataaminen xml-tiedostona ohjelmaan onnistuu myös. Mikäli haluat vastaanottaa / lähettää verkkolaskuja, se onnistuu aktivoimalla Apix verkkolaskuintegraatio.

→ Miten otan verkkolaskutuksen käyttöön?
→ Kuinka lähetän myyntilaskun?
→ Kuinka vastaanotan ostolaskun?

Pankkitapahtumien lisääminen

Pankkitapahtumia voidaan lisätä ohjelmaan manuaalisesti tai käyttää siihen automatiikkaa. Manuaalisesti pankkitapahtuman voi lisätä tekemällä kirjanpidon kirjauksen TAI lisäämällä maksun tai suorituksen TAI merkitsemällä osto- tai myyntilaskun maksetuksi. Jos haluat hyödyntää tuontiominaisuuksia voidaan pankkitapahtumat tuoda ohjelmaan pankista saadun csv-tiedoston avulla TAI ottamalla käyttöön Aiia pankki-integraatio, jolloin pankkitapahtumat saapuvat automaattisesti ohjelmaan.

→ Miten tuon pankin tiliotteen tiedostona?
→ Miten saan pankki-integraation kytkettyä päälle?

Arvonlisäverolaskenta ja ilmoittaminen

Jos yrityksesi ei ole alv-velvollinen voit lisätä asetuksen kohdassa Asetukset – Yrityksen profiili.  Arvonlisäverokausi määritetään alkuasetuksissa, mutta sen voi myös valita alv laskelman katselun yhteydessä. Arvonlisäverolaskelman löydät kohdasta Kirjanpito > Arvonlisäverolaskelma. Tärkeää on huomioida että arvonlisäverolaskelman kausi tulee itse käydä sulkemassa kauden päätteeksi. Sulkemisen yhteydessä tilit 1845 ja 2940 tyhjenee ja maksettava tai saatava alv näkyy tilillä 2939. Arvonlisäveron maksut ja palautukset kirjataan niin ikään tilille 2939. Sulkeminen kannattaa ensisijaisesti tehdä aina arvonlisäveroilmoituksen jättämisen yhteydessä.

Huomioithan arvonlisäverojen kirjaamiseen liittyen, että kirjauksilla ja laskuilla valittu alv kanta määrittää tiedon joka nousee arvonlisäverolaskelmalle, eli käytäthän aina alv-kantoja määrittämään mahdollisen alvin osuuden. Arvonlisäveron ilmoittaminen voidaan tehdä verottajan sivuilla, jolloin saat tarvittavat tiedot arvonlisäverolaskelman pohjalta tai voi aktivoida Vero-Api integraation, jolloin arvonlisäveroilmoituksen voi lähettää suoraan ohjelmasta.

→ Miten muutan arvonlisäveroasetuksia?
→ Kuinka annan arvonlisäveroilmoituksen?
→ Miten alv-integraatio kytketään päälle?

Raportit ja raporttien asetukset

Tärkeimmät raportit löydät kohdasta Kirjanpito, josta näet taseen, tuloslaskelman, pääkirjan ja päiväkirjan. Raportteja voi viedä ohjelmasta eri tiedostomuodoissa ja tarvittaessa esimerkiksi ottaa exceliin muokattavaksi.

→ Kuinka raportteja muokataan?

TÄRKEIMMÄT ASETUKSET JA TOIMINNOT

Ohjelmassa on paljon esiasetuksia ja automatiikkaa esimerkiksi laskujen automaattiset kirjaukset, laskupohjan asetukset, raporttien asetukset, sulkukirjaukset ja muita oletuskirjauksia. Näiden asetusten muokkaaminen on mahdollista, mutta suosittelemme muuttamaan asetuksia vain jos tiedät varmuudella mitä teet ja mihin kyseiset muutokset vaikuttavat. Ohjeita eri asetuksiin löydät lisää tukiympäristöstämme!

→ Tukiympäristöön

Tilikartan muokkaaminen

Tilejä voi muokata ja lisätä oman tarpeen mukaan. Tilikartta löytyy kohdasta Kirjanpito > Tilit.

→ Kuinka lisään uuden kirjanpidon tilin?

Käyttäjät ja käyttäjäoikeudet

Käyttäjien lisääminen tapahtuu jokaiseen käyttöympäristöön erikseen. Sinun on myös mahdollista määrittää eri oikeudet jokaiselle käyttäjälle. Pääset lisäämään uusia käyttäjiä kohdassa Asetukset – Käyttäjät > Uusi käyttäjä. Lisää tietoa käyttäjistä löydät täältä ja ajankohtaisen hinnaston täältä.

→ Miten lisään uuden käyttäjän?
→ Kuinka muutan käyttäjän oikeuksia?

Ohjelman räätälöidyt näkymät

Voit määrittää eri näkymiä itselle sopiviksi. Etusivulla saat haluamasi palikat näkyviin ja eri sivuilla voit merkata suosikkinäkymäsi, jotka ovat helposti saatavilla.

Automaattikirjaukset ja tilikauden sulku

Kun alkuasetuksissa on kytketty automaattiset kirjaukset päälle, ohjelma tekee automaattikirjauksia esimerkiksi laskuille ja suorituksille. Lisäksi tilikauden viimeiselle päivälle muodostuu automaattisesti sulkukirjaukset. Tämä mahdollistaa sen että edellisen tilikauden ja meneillään olevan tilikauden tapahtumien syöttäminen rinnakkain on mahdollista ja ohjelma päivittää automaattisesti edellisen tilikauden sulkukirjaukset. Automaattikirjauksia ei siis tarvitse säikähtää ja kirjausten numeroinnin ei tarvitse mennä järjestyksessä. Lisää automaattisista kirjauksista löydät täältä.

→ Kuinka tarkistan ja korjaan sulkukirjauksia?
→ Sulkukirjaukset UKK

Usean yrityksen perustaminen

Ohjelmalla voi tehdä useamman yrityksen kirjanpitoa, sillä yritysten määrää ei ole rajoitettu. Uusia yrityksiä voi lisätä klikkaamalla yläpalkissa oikealla näkyvän yrityksen nimeä. Nimestä avautuu alasvetovalikko, josta näet luettelon ohjelmaan jo tallennetuista yrityksistä. Lisää uusi yritys valitsemalla alimpana näkyvää painiketta “Lisää uusi käyttöympäristö”. Tärkeää on valita oikea paketti myös uusille ympäristöille, jos kyseessä on tilitoimisto, valitse Toimisto-paketti kaikille ympäristöille.

USEIMMIN KÄYTETYT LISÄTOIMINNOT

Asiakas- ja tuoterekisterit

SimplBooksista löydät asiakas- ja toimittajarekisterin sekä tuoterekisterin. Mikäli sinulla on jo olemassa valmis rekisteri voit tuoda tietoja ohjelmaan tai lisätä manuaalisesti. Olemassa oleva rekisteri nopeuttaa mahdollisten laskujen tekemistä jatkossa, mutta niitä voi lisätä koska tahansa myöhemminkin. Tuotteita voidaan lisätä joko palvelu tuotteina tai varastotuotteina. Mikäli sinulla ei ole isoa varastoa johon tarvitset varastonhallintaa, niin silloin suosittelemme lisäämään käytettävät palvelut tai tavarat palvelutuotteina, jolloin niiden hallinta on yksinkertaisempaa.

→ Kuinka tuon asiakas- tai toimittajalistan ohjelmaan?
→ Miten tuotteiden lisääminen tiedostosta tapahtuu?
→ Miten lisään alkuvaraston?

Kustannuspaikat ja projektien hallinta

Jos sinulla on projekteja tai eri toimialueita, joiden toimintaa halutaan seurata erikseen, voi ohjelmaan lisätä erikseen kustannuspaikkoja. Kustannuspaikkoja pääset lisäämään kohdassa Asetukset – Ympäristöasetukset > Kustannuspaikkojen asetukset.

→ Kuinka lisään kustannuspaikkoja?
→ Miten kustannuspaikkoja käytetään?

Laskutettavat työt

Mikäli sinulle kertyy useampia laskutettavia töitä samalle yritykselle, voit hyödyntää laskutettavien töiden toimintoa. Laskutettaviin töihin on helppo kerätä esimerkiksi kuukauden aikana tehtyjä töitä ja kuun päätteeksi muodostaa laskutettavista töistä asiakkaalle lasku.

→ Miten laskutettavat työt lisätään laskulle?

Kulu- ja matkalaskut

Mikäli maksat kuluja omista varoistasi tai sinulle kertyy työmatkoja voit luoda SimplBooksissa kulu- ja matkalaskuja.

→ Kuinka kululasku tehdään?
→ Kuinka matkalasku tehdään?
→ Miten matkakulut laskutetaan asiakkaalta?

Käyttöomaisuuden lisääminen

SimplBooksissa on erillinen osio käyttöomaisuuksille kohdassa Kirjanpito – Käyttöomaisuus. Käytössä olevan poistomenetelmän voit valita kohdassa Asetukset – Ympäristöasetukset > Käyttöomaisuuden asetukset. Tarkemmat ohjeet käyttöomaisuuden lisäämiseen löydät täältä. Asiakirjojen lähettäminen ohjelmaan Sinun on mahdollista lähettää sähköpostilla tietoja SimplBooksin postilaatikkoon. Löydät oman postilaatikkosi osoitteeen kun menet etusivulle ja valitset – Tuodut asiakirjat – Toiminnot > Tuo sähköpostista.

→ Mitä käyttöomaisuus on?
→ Miten olemassa oleva käyttöomaisuus kirjataan?
→ Miten uusi käyttöomaisuus lisätään?

MITEN LÖYDÄN TARVITSEMAANI TIETOA JATKOSSA?

Kaikkea ei tarvitse osata heti ja kirjanpito-ohjelma tulee koko ajan tutummaksi. Mikäli olet tekemässä esimerkiksi laskuja ja sinulle herää kysymyksiä, niin klikkaa oikeassa alareunassa olevaa kysymysmerkin kuvaa ja tarjoamme sinulle automaattisesti kyseisen sivun toimintoon liittyviä ohjeita. Tukiympäristössä, johon löydät linkin myös tämän sivun alusta voi käyttää hakutoimintoa sopivan ohjeen löytämiseksi. Samoin blogi sivustolla löytyy eri aiheisiin liittyviä tekstejä hakutoiminnolla. Mikäli haluttua tietoa ei muutoin löydy, niin olethan yhteydessä asiakastukeen. Autamme mielellämme kaikissa ohjelma teknisissä asioissa. Mukavia kirjanpitohetkiä, toivottaa SimplBooksin tiimi.

Viimeksi muutettu: 20.03.2025