Tervetuloa käyttämään SimplBooksia

Mahtavaa, että olet löytänyt SimplBooksin pariin! SimplBooks on yrittäjille ja tilitoimistoille suunnattu, helppokäyttöinen kirjanpito-ohjelma, jota voi käyttää millä tahansa laitteella, jossa on nettiyhteys. Tämä käyttöopas kertoo, miten pääset helposti alkuun ja mitä kaikkea SimplBooksilla voi tehdä. Ota siis kuppi kahvia, rentoudu ja lähdetään tutustumiskierrokselle!

Jos kaipaat lisää vinkkejä tai apua, meiltä saat tukea monin eri tavoin. Tukisivustomme ja blogimme tarjoavat runsaasti ohjeita ohjelman käyttöön liittyen sekä kiinnostavaa luettavaa kirjanpitoon, yrittäjyyteen ja verotukseen liittyen. Asiakastukemme puolestaan on tavoitettavissa arkisin klo 9-15. Voit olla meihin yhteydessä sähköpostitse info@simplbooks.fi tai soittamalla numeroon 040 024 0458. Puhelu maksaa normaalin puhelumaksun verran.

→ Video – Tervetuloa käyttämään SimplBooksia – alkuasetukset ja esittely

TYÖSKENTELYN ALOITTAMINEN

SimplBooksin käyttöönotto käy helpoiten, kun seuraat vaiheittaisia ohjeitamme. Kun alkuasetukset on tehty huolellisesti, sujuu ohjelman käyttäminen jatkossa nopeammin ja luotettavammin.

Tarjoamme jokaiselle uudelle käyttöympäristölle aina 30 päivän ilmaisen kokeilujakson. Täyttämällä laskutustiedot kokeilun aikana, saat automaattisesti laskun seuraavasta jaksosta heti ilmaisen kokeilun päätyttyä – jatkoa ei siis tarvitse erikseen vahvistaa. Mikäli et halua jatkaa tilausta, voit peruuttaa tilauksen oikean yläkulman profiilikuvakkeen kautta. Valitse “Minun profiili”, jonka jälkeen vasemmasta valikosta “Laskutus”, ja lopuksi “Peruuta tilaus” halutun ympäristön kohdalta.

Kun olet aktivoinut oman käyttäjätilisi, luo yrityksellesi oma käyttöympäristö ja valitse sinulle sopivin paketti (pakettia on mahdollista vaihtaa myöhemmin). Tietoa eri paketeista löydät täältä.

Ympäristöä luodessa sinun tulee syöttää yrityksesi nimi, Y-tunnus sekä valita yhtiömuoto, joka määrittelee kirjanpidossa käytettävän tilikartan. Valitse yhtiömuoto huolellisesti, sillä tilikarttaa ei voi vaihtaa jälkikäteen. Kaikki SimplBooksin oletustilikartat ovat Liikekirjurin tilikarttoja suppeammat, mutta tilikarttoja voi muokata vapaasti sekä tilien lisääminen onnistuu helposti myöhemmin kohdasta Kirjanpito > Tilit > Uusi tili.

ALKUASETUKSET

Kun olet luonut ympäristön SimplBooksiin, ohjelma ohjaa sinut alkuasetusten läpikäyntiin. Suosittelemme käymään tämän vaiheen huolellisesti läpi, sillä se helpottaa työskentelyä jatkossa. Mikäli sinulla on kiire päästä käsiksi kirjanpitoon, suosittelemme silti käymään alkuasetukset läpi ja tarvittaessa voit palata täydentämään tietoja myöhemmin. Jos sinulla on esim. jo aiemmin olemassa ollut yritys ja alkusaldoja on paljon, voit käydä syöttämässä alkusaldot ohjelmaan myöhemmin.

→ Video – Alkuasetukset minuutissa

• Yrityksen tiedot – Lisää yrityksen tiedot. Tässä kohdin voit tarvittaessa merkitä yrityksen ei-arvonlisäverovelvolliseksi.
• Kirjanpidon asetukset – Syötä tilikauden alku, automaattisen kirjaukset alkaen ja kirjaukset lukittu saakka. Valitse myös kirjanpitoperuste ja arvonlisäverokausi.
  • Tilikauden alku = Milloin yrityksesi tilikausi alkaa (useimmiten 01.01).
  • Automaattiset kirjaukset alkaen = Milloin ohjelma otetaan käyttöön.
  • Kirjaukset lukittu saakka = Esimerkiksi, jos tammikuun kirjanpito on valmis eikä kirjanpitoon tule enää muutoksia, voit lukita sen lisäämällä päivämäärän 30.1.2025 kohtaan “kirjaukset lukittu saakka”, jolloin ohjelma lukitsee kyseisen kauden eikä sitä voi enää muokata. Voit muuttaa tätä päivää aina saatuasi uuden kauden valmiiksi tai jos sinun pitää tehdä muutoksia aiempiin tietoihin.
  • Kirjanpitoperuste = Valitse suorite- tai maksuperusteinen kirjanpito, sen mukaan minkä olet yritystoiminnan aloittamisen yhteydessä valinnut. Kirjanpitoperuste määrittelee miten ohjelma tekee esimerkiksi myyntilaskujen automaattiset kirjaukset kirjanpitoon.
  • Arvonlisäverokausi = Mikäli yrityksesi on arvonlisäverovelvollinen, valitse oikea arvonlisäverokauden pituus.
• Alkusaldot – Alkusaldot määrittävät yrityksen kirjanpidon lähtötilanteen. Löydät ohjeen niiden lisäämiselle tämän kappaleen lopusta. Jos alkusaldoja on paljon, kehotamme tallentamaan kirjauksen välillä, jotta syötetyt tiedot eivät katoa vahingossa kesken kaiken. Alkusaldoja voi tarvittaessa täydentää ja muokata myöhemminkin kohdasta Kirjanpito > Kirjaukset > Alkusaldot.
• Pankkitilit / kassat – Kun lisäät ohjelmaan pankkitilin, muistathan lisätä pankkitilille myös kirjanpidon tilin. Ohjelma tarjoaa aina ensisijaisesti oletustiliksi valittua pankkitiliä tai kassaa, joten valitse se huolella.
• Integraatiot –Aktivoi haluamasi integraatiot. Integraatioita voi aktivoida myös myöhemmin käyttöön kohdasta Asetukset > Integraatiot. Suosituimmat integraatiomme ovat: 
  • Verkkolaskutus Apix, joka mahdollistaa verkkolaskujen lähettämisen ja vastaanottamisen. 
  • Pankkiyhteys Aiian avulla tilitapahtumat saadaan automaattisesti kirjanpitoon. Lisäksi se mahdollistaa laskujen maksamisen suoraan ohjelmasta, kohdistaa maksut ja suoritukset oikeille laskuille sekä näyttää pankkitilin saldon SimplBooksin etusivulla.
  • Arvonlisävero integraatio Vero API mahdollistaa arvonlisäveroilmoituksen sekä EU-myyntien yhteenvetoilmoituksen lähettämisen Verohallinnolle suoraan ohjelmasta.
    

→ Ohje – alkuasetukset ohjelman käyttöönoton yhteydessä
→ Ohje – Alkusaldojen lisääminen ohjelmaan

KIRJANPIDON TEKEMINEN

Tässä osiossa opastamme kuinka kuukausittainen kirjanpito tehdään. Ennen kirjanpidon aloittamista suosittelemme käymään läpi alkuasetukset huolellisesti läpi.

Kulujen ja tulojen kirjaaminen

Kun alkuasetukset on tehty ja tarvittavat tiedot lisätty ohjelmaan, voit aloittaa laskujen laatimisen ja kirjanpidon tekemisen – eli kulujen ja tulojen lisäämisen. SimplBooksissa nämä voidaan lisätä kirjanpitoon kahdella eri tavalla tai käyttämällä molempia tapoja tilanteen mukaan. Voit lisätä tapahtumia joko myynti- ja ostolaskuina tai kirjanpidon kirjauksina. Tavasta riippumatta suosittelemme, että saman tyyppiset tapahtumat kirjataan aina samalla menetelmällä. Näin kirjanpito pysyy selkeämpänä ja sitä on helpompi tarkastella myöhäisemmässä vaiheessa.

1. Osto ja myyntilaskut – Voit lisätä tapahtumia käyttämällä osto- ja myyntilaskuja, jolloin ohjelma tekee automaattisesti kirjaukset myyntisaamisiin ja ostovelkoihin. Laskuja käytettäessä myyntilaskuihin liitetään suorituksia ja ostolaskuihin maksuja, jolloin myös maksutapahtumat saadaan kirjanpitoon.

2. Kirjanpidon kirjaukset – Voit lisätä tapahtumia kirjanpitoon käyttämällä kirjanpidon kirjauksia. Kirjaukset ovat yksinkertainen ja helppo tapa lisätä tapahtumia – etenkin jos toiminta on pienimuotoista. Pääset tekemään kirjauksia kohdasta Kirjanpito > Kirjaukset > Uusi kirjaus.

→ Ohje – Miten teen uuden myyntilaskun?
→ Ohje – Miten teen ostolaskun?
→ Ohje – Kuinka lisään kirjanpidon kirjauksen?
→ Blogi – Kuukausikirjanpidon tekeminen 

Oletuskirjaukset

Jos käytät kirjanpidon kirjauksia ja sinulla on toistuvia samankaltaisia kuluja tai tuloja, suosittelemme hyödyntämään oletuskirjauksia. Niiden avulla voit määrittää valmiiksi kirjauksen tietyntyyppisille tapahtumille, jolloin ne on nopeampi kirjata kirjanpitoon. Oletuskirjausten käyttö helpottaa kirjanpidon tekemistä jatkossa. Oletuskirjauksia pääset luomaan kohdassa Asetukset > Ympäristöasetukset > Oletuskirjaukset

→ Ohje – Kuinka teen oletuskirjauksen?
→ Video – Kuinka hyödyntää oletuskirjauksia?

Laskujen lähetys ja vastaanotto

Voit lähettää myyntilaskut SimplBooksista sähköpostilla ilman lisäveloitusta sekä ladata ostolaskuja ohjelmaan XML-tiedostona. Jos haluat vastaanottaa tai lähettää verkkolaskuja, täytyy sinun ottaa Apix verkkolaskuintegraatio käyttöön.

→ Ohje- Miten otan verkkolaskutuksen käyttöön?
→ Ohje – Kuinka lähetän myyntilaskun?
→ Ohje – Kuinka vastaanotan ostolaskun?
→ Blogi – Mitä laskutuksesta on hyvä tietää?

Pankkitapahtumien lisääminen

Voit lisätä pankkitapahtumia SimplBooksiin joko manuaalisesti tai hyödyntämällä automaatiota. Manuaalisesti pankkitapahtuman voi lisätä:

• Tekemällä kirjanpidon kirjauksen
• Lisäämällä maksun tai suorituksen
• Merkitsemällä osto- tai myyntilaskun maksetuksi

Jos taas haluat hyödyntää automaatiota ja ohjelman tuontiominaisuuksia, voit tuoda tapahtumat ohjelmaan pankista saatavan CSV-tiedoston avulla tai ottaa käyttöön Aiia pankki-integraation, jolloin pankkitapahtumat tulevat automaattisesti ohjelmaan.

→ Ohje – Miten tuon pankin tiliotteen tiedostona?
→ Ohje – Miten saan pankki-integraation kytkettyä päälle?
→ Blogi – Toiminimen pankkitili
→ Blogi – Miksi yrityskortin käyttö kannattaa?

Arvonlisäverolaskenta ja ilmoittaminen

Arvonlisäverokausi määritetään alkuasetusten yhteydessä, mutta sen määrittäminen onnistuu myös suoraan arvonlisäverolaskelman katselun yhteydessä. Löydät sen kohdasta Kirjanpito > Arvonlisäverolaskelma.

SimplBooks ei sulje arvonlisäverolaskelman kautta automaattisesti, vaan se tulee käydä sulkemassa itse kauden päätteeksi. Kauden sulkemisen yhteydessä, tilit 1845 ja 2945 tyhjenevät, jolloin maksettava tai palautettava arvonlisävero näkyy tilillä 2939. Kun arvonlisäveroa maksetaan tai saadaan palautusta, tulee ne kirjata niin ikään tilille 2939. Kauden sulkeminen kannattaa ensisijaisesti tehdä aina arvonlisäveroilmoituksen jättämisen yhteydessä.

Huomioithan, että arvonlisäverolaskelmalle nousevat tiedot tulevat kirjauksilla ja laskuilla käytettyjen alv-kantojen mukaan. Käytäthän siis aina alv-kantoja määrittämään mahdollisen arvonlisäveron osuuden.

Arvonlisäveroilmoituksen antaminen onnistuu Verohallinnon OmaVero-palvelussa SimplBooksista saatavan laskelman pohjalta tai vaihtoehtoisesti voit lähettää laskelman suoraan SimplBooksista, jos Vero API-integraatio on otettu käyttöön.

→ Ohje – Miten muutan arvonlisäveroasetuksia?
→ Ohje – Kuinka annan arvonlisäveroilmoituksen?
→ Ohje – Miten alv-integraatio kytketään päälle?
→ Blogi – Alv-rekisteri – Kenelle, miten ja miksi?
→ Blogi – Alv-kannat – Mikä prosentti valita?

Raportit ja raporttien asetukset

Tärkeimmät raportit löydät kohdasta Kirjanpito, josta pääset tarkastelemaan taseen, tuloslaskelman, pääkirjan ja päiväkirjan tietoja. Kaikki raportit on mahdollista ladata ohjelmasta eri tiedostomuodoissa – esimerkiksi Exceliin, jossa niitä on helppo käsitellä ja muokata tarpeen mukaan.

→ Ohje – Raportteihin liittyvät ohjeet
→ Video – Mikä tase on?
→ Video – Miten tuloslaskelmaa luetaan?
→ Blogi – Kirjanpidon pää- ja päiväkirja

TÄRKEIMMÄT ASETUKSET JA TOIMINNOT

Ohjelmassa on käytössä runsaasti esiasetuksia ja automatiikkaa, kuten laskujen automaattiset kirjaukset, laskupohjan asetukset, raporttien asetukset, sulkukirjaukset ja muut oletuskirjaukset. Näiden asetusten muokkaaminen on mahdollista, mutta suosittelemme tekemään muutoksia vain, jos tiedät varmuudella, mitä olet muuttamassa ja mihin muutos vaikuttaa. Alta löydät lisätietoa tärkeimmistä asetuksista.

Tilikartan muokkaaminen

Tilikartta valitaan aina ympäristön luonnin yhteydessä yhteydessä, eikä sitä voi vaihtaa myöhemmin. Voit kuitenkin lisätä ja muokata tilejä tarpeen mukaan. Mikäli lisäät uusia tilejä, muista tarkistaa, että tilit löytyvät myös tarvittavien raporttien asetuksista. Tilikartta löytyy kohdasta Kirjanpito > Tilit.

→ Ohje – Kuinka lisään uuden kirjanpidon tilin?
→ Blogi – Tililuettelo on kartta kirjanpitoon

Käyttäjät ja käyttäjäoikeudet

Voit lisätä käyttäjiä aina käyttöympäristökohtaisesti ja määrittää jokaiselle käyttäjälle yksilölliset käyttöoikeudet. Uuden käyttäjän lisääminen onnistuu kohdassa Asetukset > Käyttäjät > Uus käyttäjä. Voit tarkistaa lisäkäyttäjän ajankohtaisen hinnan hinnastosta.

→ Ohje – Miten lisään uuden käyttäjän?
→ Ohje – Kuinka muutan käyttäjän oikeuksia?

Ohjelman räätälöidyt näkymät

Voit muokata SimplBooksin näkymiä helposti eri kohdissa ohjelmaa. Esimerkiksi etusivun näkymän muokkaus tapahtuu klikkaamalla oikeassa yläkulmassa olevaa rataspyörän kuvaketta. Muokkaustilassa voit lisätä ja poistaa moduuleja tarpeen mukaan sekä järjestellä ne raahaamalla haluamaasi järjestykseen.

Näkymän muokkaus onnistuu myös muissa toiminnoissa, kuten vaikka myynti- ja ostolaskuilla. Myyntilaskuissa voit merkitä suosikkisi tähdellä oikeasta yläkulmasta Toiminnot-valikosta, jolloin ne ilmestyvät myyntilaskujen näkymään. Lisäksi Luettelon sarakkeet – toiminnolla voit määrittää, mitkä kentät näkyvät laskuluettelossa. Myös laskua luodessa voit säätää laskun teko näkymää oikean reunan rataspyörän kautta. Voit siis muokata monia eri näkymiä juuri sinulle sopiviksi.

→ Video – Etusivun näkymän muokkaaminen

Automaatti kirjaukset ja tilikauden sulku

Kun automaattiset kirjaukset on kytketty päälle alkuasetuksissa, tekee ohjelma automaattisesti kirjauksia kirjanpitoon, esimerkiksi laskuille ja niiden suorituksille. Myös tilikauden viimeiselle päivälle muodostuu automaattisesti sulkukirjaukset. Sulkukirjauksien ansiosta voit syöttää tapahtumia rinnakkain sekä päättyneelle että kuluvalle tilikaudelle – ja ohjelma huolehtii automaattisesti sulkukirjausten päivittämisestä. Koska ohjelma luo automaattisesti kirjauksia, kirjausten numerointi ei välttämättä aina mene järjestyksessä. Se on täysin normaalia, eikä siitä tarvitse huolestua.

→ Ohje – Kuinka tarkistan ja korjaan sulkukirjauksia?
→ Blogi – Sulkukirjaukset UKK

Usean yrityksen perustaminen

SimplBooksilla voit hoitaa useamman yrityksen kirjanpitoa eikä yritysten määrää ole rajoitettu. Jos haluat lisätä uuden yrityksen, täytyy sinun kirjautua sisään ohjelmaan ja klikata yläpalkissa oikealla näkyvää yrityksen nimeä. Avautuvasta valikosta näet kaikki olemassa olevat ympäristöt. Lisää uusi yritys klikkaamalla alimpana näkyvää painiketta Lisää uusi käyttöympäristö.

Muista valita oikea paketti myös uusille ympäristöille. Jos käytät ohjelmaa tilitoimistona, valitse kaikille yrityksille Toimisto-paketti. Aktivoi myös kohta “Lasku toiselle yritykselle” ja valitse tähän se yritys, jolle haluat kaikkien ympäristöjen laskun lähetettävän.

USEIMMIN KÄYTETYT LISÄTOIMINNOT

Asiakas- ja tuoterekisterit

SimplBooksista löydät asiakas-, toimittaja- ja tuoterekisterin, joihin voit tuoda tietoja valmiista rekisteristä tai lisätä tietoja manuaalisesti. Rekistereiden hyödyntäminen nopeuttaa erityisesti laskujen laatimista.

Voit lisätä tuotteita tuoterekisteriin joko palvelutuotteina tai varastotuotteina. Mikäli yritykselläsi ei ole isoa varastoa tai erillistä varastonhallinnan tarvitta, suosittelemme lisäämään niin palvelut kuin tavarat palvelutuotteina, jolloin niiden hallinta on yksinkertaisempaa.

→ Ohje – Kuinka tuon asiakas- tai toimittajalistan ohjelmaan?
→ Ohje – Miten tuotteiden lisääminen tiedostosta tapahtuu?
→ Ohje – Miten lisään alkuvaraston?
→ Blogi – Mitä tietoja asiakasrekisteriin voi tallentaa?
→ Blogi – Tuoterekisterin hyödyt

Kustannuspaikat ja projektien hallinta

Jos sinulla on projekteja tai eri toimialueita, joiden toimintaa haluat seurata erikseen, voit hyödyntää kustannuspaikkoja. Kustannuspaikat mahdollistavat yksittäisen projektin tulojen ja menojen seurannan. Pääset lisäämään kustannuspaikkoja kohdassa Asetukset > Ympäristöasetukset > Kustannuspaikkojen asetukset.

→ Ohje – Kuinka lisään kustannuspaikkoja?
→ Ohje – Miten kustannuspaikkoja käytetään?
→ Blogi – Kustannuspaikat selkokielellä

Laskutettavat työt

Jos sinulle kertyy useita laskutettavia töitä samalle yritykselle, voit hyödyntää Laskutettavat työt – toimintoa. Sen avulla voit koota esimerkiksi koko kuukauden aikana tehdyt työt ja muodostaa niistä yhden koontilaskun asiakkaalle kuun lopussa.

→ Ohje – Miten laskutettavat työt lisätään laskulle?

Kulu- ja matkalaskut

Mikäli maksat yrityksen kuluja omista varoista tai teet työmatkoja, luot SimplBooksissa myös kulu- ja matkalaskut käden käänteessä. Voit myös halutessasi hyödyntää lisäpalveluna tarjottavia CostPocket tai eTasku integraatioita, jotka tekevät kuittien ja kulujen hallinnasta entistä sujuvampaa.

→ Ohje – Kuinka kululasku tehdään?
→ Ohje – Kuinka matkalasku tehdään?
→ Ohje – Miten matkakulut laskutetaan asiakkaalta?
→ Blogi – Mikä on CostPocket?
→ Blogi – Mikä on eTasku?

Asiakirjojen lähettäminen ohjelmaan

Voit lähettää SimplBooksiin asiakirjoja, kuten laskujen kopioita tai kuitteja, ja tallentaa ne arkistoon. Tallennettuja asiakirjoja on helppo hyödyntää esimerkiksi ostolaskua tehdessä. Pääset arkistoon SimplBooksin oikeasta yläkulmasta paperiarkin kuvakkeesta. Voit lisätä asiakirjoja arkistoon omalta koneeltasi kohdasta “Manuaalinen tuonti” tai lähettää ne sähköpostilla omaan SimplBooks-postilaatikkoosi, jonka osoitteen näet kohdasta Arkisto > Toiminnot > Lähetä sähköpostilla.

Käyttöomaisuuden lisääminen

SimplBooksissa on oma erillinen osio käyttöomaisuuden hallintaan, jonka löydät kohdasta Kirjanpito > Käyttöomaisuus. Voit valita käytettävän poistomenetelmän kohdassa Asetukset > Ympäristöasetukset > Käyttöomaisuuden asetukset.

→ Ohje – Mitä käyttöomaisuus on?
→ Ohje – Miten olemassa oleva käyttöomaisuus kirjataan?
→ Ohje – Miten uusi käyttöomaisuus lisätään?
→ Blogi – Kirjanpidon poistot
→ Blogi – Tasaposto vai menojäännöspoisto?

MITEN LÖYDÄN TARVITSEMAANI TIETOA JATKOSSA?

Tärkeä on muistaa, että kaikkea ei tarvitse osata heti. SimplBooks tulee kyllä tutuksi käytön myötä ja olemme tukenasi koko matkan ajan.

Tukiympäristöstämme löydät laajasti ohjeita ohjelman käyttöön liittyen ja jos kaipaat kirjanpidon vinkkejä tai esimerkkejä, suuntaa blogiimme. Kysymysten herätessä suosittelemme klikkaamaan ohjelman oikeassa alareunassa näkyvää kysymysmerkin kuvaketta, jolloin saat automaattisesti kyseisen sivun toimintoon liittyviä ohjeita. Jos et löydä tarvitsemaasi tietoa tai kaipaat apua, asiakastukemme auttaa sinua mielellään kaikissa ohjelmaan liittyvissä teknisissä asioissa.

Menestystä ja mukavia kirjanpitohetkiä toivottaa
SimplBooks-tiimi

Viimeksi muutettu: 20.03.2025